Технологии автоматизации документооборота. Автоматизированные системы в делопроизводстве

Автоматизация документооборота (делопроизводства) и автоматизация бизнес-процессов всё чаще и чаще встают на повестку дня в различных российских предприятиях. Бесспорно, каждому современному предприятию необходимо надежный и качественный механизм передачи корпоративных документов и задач сотрудникам предприятия.

Система автоматизации документооборота на базе платформы 1С позволяет вести эффективное управление корпоративным документооборотом. Система документооборота станет эффективным электронным инструментом для всех офисных сотрудников, от секретарей до управляющих директоров.

Система документооборота позволит повысить скорость принятия решений и общую эффективность предприятия. Всё это будет являться серьезным конкурентным преимуществом.

Автоматизация и электронный документооборот – это движение различных документов от авторов до исполнителей, такое движение позволяет быстро и точно донести информацию заинтересованным лицам. Чем больше компания, тем больше документов (приказов, договоров, распоряжений и прочее) приходит на рассмотрение и тем сложнее организовать работу групп сотрудников, да и всего предприятия в целом с новой информацией.

Система автоматизации документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет решать следующие задачи:

• Автоматизировать документооборот, в том числе контроль и рассмотрения документов
• Повысить контроль за исполнением поручений и подготовкой сотрудниками документов
• Организовать управление корпоративными бизнес-процессами предприятия
• Вести электронный архив документов

Интерфейс программы достаточно простой, но в тоже время функциональный. Взаимодействие с пользователем системы документооборота простое и понятное всем сотрудника предприятия. Все нужные инструменты для эффективной автоматизации документооборота присутствуют в продукте СЭД «Корпоративный документооборот».

Если использовать типовой функционал продукта, то процесс автоматизации может быть кратким, на ознакомление с функциями программы у сотрудников обычно занимает 1 – 2 дня. Что бы начать эффективную работу этого обычно достаточно.

Особенно хороший эффект внедрения достигается на предприятиях, где уже применяются системы на базе платформы «1С:Предприятие». Так как интерфейс системы документооборота очень похож на уже знакомые интерфейсы других системы на базе 1С. Пользователи работают с привычными элементами – справочниками, документами, отчетам и обработками. При основании системы им не приходится изучать принципиально новые интерфейсы, они используют уже имеющийся у них опыт работы с программами 1С.

В случае если предприятию требуется какая-либо индивидуальная настройка или разработка нового функционала, то наши специалисты всегда готовы выполнить все необходимые работы. Кроме того, мы стараемся выполнять такие работы так, что бы следующие обновления типовой системы были максимально упрощены.

Для получения качественного результата в работе с системой необходимо обеспечить простоту поддержки системы. Сотрудникам, поддерживающим систему, СЭД «Корпоративный документооборот» предоставляет простые и понятные интерфейсы. Система позволяет быстро выполнить её настройку и спроектировать бизнес-процессы. Администрирование СЭД «Корпоративный документооборот» ни чем не отличается от администрирования других продуктов на базе.

Проектировщикам бизнес-процессов предоставляются простые и понятные элементы системы. Проектирование бизнес-процессов для автоматизации документооборота осуществляется с помощью уже знакомых по другим программам на базе платформы 1С элементов – различных справочников и документов системы. Система имеет средства позволяющие быстро спроектировать бизнес-процессы для контроля различных задач исполнителей, выдачи поручений и организации маршрутов прохождения документов. В системе документооборота существуют простые способы настройки автоматической архивации документов.

Эффективность автоматизации документооборота и бизнес-процессов заключается в том, что для разработки видов (карточек) документов, а также маршрутов бизнес-процессов не требуется каких-либо специальных знаний или умений, не требуется знать языки программирования, достаточно универсальных знаний по работе с компьютером на уровне продвинутого пользователя.

Система документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» разработана как универсальная система автоматизации и проектированя бизнес-процессов с простыми и функциональными инструментами.

В программе СЭД «Корпоративный документооборот» поддерживается работа с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Технология электронно-цифровых подписей на сегодня это очень важная и значимая технология. Во многих современных компаниях использование ЭЦП при работе с документами является обязательным и документооборот без цифровых подписей не используется в принципе.

Электронная цифровая подпись позволяет со 100% точностью удостоверить авторство подписи сотрудника на документе, а также гарантировать, что документ не был изменен с момента его подписания.
Таким образом, с помощью системы электронного документооборота «Корпоративный документооборот» вы не только можете повысить эффективность работы предприятия с документами, но и повысить доверие и достоверность передаваемой информации, а значит снизить ошибки и затраты на дополнительную проверку и исправление документов.

Сценарии использования системы документооборота

Ниже мы приводим 2 небольших сценария работы автоматизированного документооборота в компаниях.

Сценарий 1: Сотруднику необходимо как можно быстрее согласовать какой-либо документ предприятия. Можно пойти старым путем – разослать его копии по электронной почте всем адресатам или пойти к секретарю и попросить распечатать его с листом согласования. В реальности это займет уйму времени, но самое главное, ни кто не сможет гарантироват,ь что документ будет прочитан, он может попасть в спам, быть случайно удаленным или просто затеряться среди кучи других документов, кроме того адресат может отсутствовать на месте в нужный момент.

С помощью системы электронного документооборота, например СЭД «Корпоративный документооборот» на предприятии создается общее информационное пространство, этом потоки информации не могут быть случайно прерваны или остановлены. Если документ отправлен на ознакомление через автоматизированную систему документооборота, то можно быть уверенным что он проделает именно такой путь, какой был заложен при его проектировании. В случае, если нужный сотрудник отсутствует (находится на больничном, в командировке и т.д.), то, в зависимости от настроек системы, документ попадет к его заместителю или другому линейному сотруднику. Бизнес-процессы предприятия в случае их автоматизации не подвергаются случайностям, а работают четко и надежно.

Сценарий 2: Новый сотрудник не знает, как начать процесс подготовки к встрече с клиентом. В обычном случае он будет просить его коллег помочь и рассказать ему все подробности, отвлекая их от выполнения их задач, а в некоторых случаях давая повод отложить свои задачи под предлогом помощи новичку. Такая организация работы может привести к тому, что невыполненные задачи будут накапливаться как снежный ком, вовлекая в себя всё новых и новых сотрудников.

В случае использования автоматизированной системы документооборота и бизнес-процессов сотруднику достаточно инициировать новый бизнес-процесс, предварительно спроектированный и утвержденный на предприятии. Например, он запускает процесс подготовки к совещанию. СЭД «Корпоративный документооборот» в таком случае начинает выдавать нужные задания нужным сотрудникам, при этом бизнес-процесс может формировать задачи и для самого инициатора его запуска.

В таком случае сотрудник ни когда не забудет выполнить какую-либо важную задачу, например, процесс напомнит ему в нужный момент о необходимости забронировать комнату для переговоров. Такая организация работы ведет к повышению эффективности работы не только одного сотрудника, но и всего предприятия в целом. Что, конечно, положительно сказывается на росте прибыли и приводит к быстрой окупаемости инвестиций в автоматизированную систему документооборота.

В некоторых случаях одна дополнительная успешная сделка, которую качественно и в срок выполнили ваши сотрудники благодаря системе документооборота, многократно окупит все вложения автоматизацию документооборота вашего предприятия.

Автоматизация документооборота - не просто средство оптимизации внутренних процессов , это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

• документы постоянно теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
• часто нарушается конфиденциальность - информация попадает в чужие руки;
• тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование тратится немало средств;
• подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО - к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения - заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность - миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

• Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
• Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
• Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы - все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота . Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование - Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции - Михеева Е.В., Титова О.И. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. - М.: Академия, 2009:

• 1. Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.
• 2. Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
• 3. Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
• 4. Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
• 5. Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка.

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности документооборота компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний - Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.: Академия, 2008.

1. Обеспечение совместной деятельности.

Прежде всего офис -- это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, -- развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

2. Документооборот.

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании -- от канцелярии до руководства -- и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами -- контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

3. Планирование работ и управление ими.

Планирование работ включает в себя составление регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.

4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли).

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

5. Связь с внешним миром.

Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы:

• - средства электронной почты;
• - автоматизация службы факсимильных сообщений;
• - средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.
• 6. Защита данных.

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия - Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2007.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

• - Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой -- служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.
• - Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
• - Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами. Поэтому многие организации стремятся к автоматизации документооборота. Она позволяет обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.

Сотрудники компаний, как правило, тратят очень много времени на поиск необходимых данных. Обычно договоры хранятся у юристов в электронном виде, бухгалтерские проводки по документам выполняются в бухгалтерской системе, учет договоров ведется в электронной таблице, счета и акты находятся в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках. Обеспечить целостность данных и документов, их непротиворечивость и безопасность при такой «разбросанности» очень сложно. Решением проблемы может стать система автоматизации документооборота.

Электронный документооборот в организации позволяет наладить взаимодействие между сотрудниками. Он обеспечивает создание и движение документов, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение. Каждому документу в системе автоматизации присваивается набор определенных реквизитов (часто этот набор называют карточкой документа). Карточка может включать тип документа (например, бюджет), имя автора, даты формирования и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ, и многое другое. Хранение и поиск документов осуществляются также в соответствии с реквизитами, указанными в карточке.

Возможности системы автоматизации документооборота

Централизованное управление документами. Независимо от размера предприятия системы документооборота позволяют оперативно изменять формы документов, обращающихся на этом предприятии. Например, чтобы изменить форму заявки на расходы по всем центрам ответственности, нужно просто внести соответствующее изменение в шаблон заявки, хранящийся в системе. Тогда сотрудники, заполняющие такие заявки, не смогут подать документ устаревшей формы, поскольку заполнение и передача заявки также осуществляются в системе.

Поддержка жизненного цикла документов. Каждый документ, который создается и обрабатывается в компании, должен пройти несколько определенных стадий. Например, корпоративный бюджет должен быть составлен, утвержден и исполнен в определенные сроки. После этого плановые и фактические показатели этого бюджета анализируются и направляются в архив. Системы электронного документооборота позволяют жестко контролировать жизненный цикл документов с учетом требований корпоративной среды, а также отраслевых стандартов и законодательства.

Коллективная работа над документами. С помощью системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом. Причем в ней могут принимать участие специалисты, находящиеся в разных офисах и даже в разных городах.

Системы документооборота позволяют хранить множество версий одного документа. Помимо собственно изменения документов системы электронного документооборота позволяют их аннотировать, то есть вставлять примечания и комментарии к ним без изменения самого документа.

Личный опыт

Мы используем систему документооборота, созданную на основе Lotus Notes. В рамках этой системы над одним документом могут одновременно работать менеджеры, находящиеся в разных городах, причем каждый из них в режиме онлайн может видеть, что делает другой. Это значительно повышает оперативность и качество работы. В системе также сохраняются все версии документов, операции, совершенные с ними, и комментарии.

Обеспечение конфиденциальности. Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность использовать электронную подпись и зашифровывать документы. Это позволяет не только подтвердить подлинность документа и однозначно определить его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации.

Маршрутизация документов. Если при отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании электронной системы документ автоматически передается нужному лицу.

Маршрутизация документов бывает свободной и жесткой. При свободной маршрутизации сотрудник может направить документ любому адресату. При жесткой маршрутизации пути документов регламентированы, но в особых случаях действие правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию стороннему эксперту).

Личный опыт

Екатерина Азимина, ,

Порядок перемещения документов между пользователями определяется автором документа и может быть последовательным или параллельным. Содержание маршрута, то есть список рецензентов и пользователей, может быть определен регламентом системы, для чего автор документа выбирает маршрут, который заранее заносится в базу данных системы. Если маршрут не определен, автор документа выбирает рецензентов и пользователей документа из общего списка пользователей системы самостоятельно.

Финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

В нашей компании маршруты всех документов строго регламентированы. Регламентировано и время, которое отводится на работу с документом, - на это дается от 4 до 48 часов. Этот регламент «увязан» с системой мотивации: если сотрудник работает с документом больше положенного срока без уважительной причины, то на него накладывается взыскание. Подобная регламентация необходима в том числе для того, чтобы система не способствовала бюрократизации работы.

Илья Филиппов ,

При разработке системы маршрутизации документов мы использовали матрицу ответственности, в которой обозначено, какой сотрудник компании за что отвечает. Первоначально эти матрицы были разработаны для каждого отдела и потом сведены в одну для всей компании. Наличие этой матрицы значительно облегчило введение системы качества, так как для получения сертификата ISO 9000:2000 необходимо в том числе наличие должностных инструкций всех сотрудников. Затем на эту матрицу накладывался документооборот. В процессе анализа матрицы были устранены дублирующие функции. Например, за ввод бухгалтерских выписок раньше отвечали несколько отделов, а сейчас эта функция целиком передана бухгалтерии.

Интеграция с другими системами. Для обеспечения целостности информации, обращающейся внутри компании, системы электронного документооборота, как правило, должны и могут быть интегрированы с другими системами управления предприятием - бухгалтерскими, производственными, финансовыми, аналитическими и т. д. Благодаря возможности интеграции системы документооборота часто используют в качестве связующего звена между разными программами.

Документы из всех систем, которые логически связаны с данным документом, называются контекстом. Как правило, контекст включает содержимое электронной и бумажной переписки, аудио- и видеозаписи, факсы, протоколы заседаний, платежные документы и т. д. Контекст может присоединяться к документу вручную или автоматически.

Пример

В процессе формирования и корректировки бюджетов используется следующая дополнительная (контекстная) информация:

Маркетинговые исследования рынка (как собственные, так и полученные из внешних источников), необходимые при формировании бюджета продаж;

Договоры с контрагентами (поставщиками и покупателями), которые используются при формировании планов и бюджетов продаж, закупок, движения дебиторской и кредиторской задолженностей;

Нормативно-справочная документация, необходимая при формировании планов производства и бюджетов нормативных материальных затрат;

Дополнительные документы (пояснительные записки), в которых отражаются предположения или ограничения (например, валютные курсы, темп инфляции, процентные ставки по кредитам и другая информация), использующиеся при составлении планов и бюджетов;

Протоколы совещаний по обсуждению различных версий бюджетов, рабочие замечания и комментарии участников бюджетного процесса.

Как правило, подобные документы пересылаются между сотрудниками по электронной почте, хранятся отдельно от файлов с бюджетными данными и как бы «выпадают» из контекста бюджетного процесса.

Пользователь, работающий с бюджетом, при необходимости может открыть и просмотреть любой из вышеперечисленных документов непосредственно в системе.

Управление доступом. Существует несколько вариантов разграничения полномочий сотрудников компании и контроля доступа к документам. Сотрудник может иметь права на полный контроль документа, создание новых версий документа, но не редактирование, аннотирование документа, просмотр и т. д.

Личный опыт

Илья Филиппов ,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)

Мы используем практически все возможности персонализации доступа, которые имеются в программе «1С:Предприятие». Это чтение, удаление, пометка на удаление и ее снятие, корректировка и ввод нового документа, просмотр подчиненных документов и т. п. В зависимости от должности сотрудники имеют разные права. Так, менеджеры по продажам вправе вводить новые документы, делать пометки на удаление и корректировки, но не могут удалять счета.

О том, как получить максимальный эффект от системы автоматизации документооборота в организации, читайте в статье (№ 4, 2014) .

Системы автоматизации документооборота на российском рынке

Одним из наиболее популярных программных решений, используемых в качестве системы документооборота в компаниях, является «связка» программ Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Офисное приложение MS Outlook установлено почти на каждом компьютере, а MS Exchange Server наиболее часто применяется в качестве сервера электронной почты. Несмотря на то что многие привыкли использовать Outlook и Exchange лишь в качестве электронной платформы для работы с электронной почтой, эти программы после определенных централизованных настроек вполне могут служить для большинства компаний достаточно функциональным средством автоматизации документооборота.

Сейчас на российском рынке представлено более десятка систем электронного документооборота западных и отечественных производителей. У компании Microsoft помимо упомянутых Exchange и Outlook есть и другие специализированные продукты, на базе которых могут быть построены решения для автоматизации документооборота, к примеру SharePoint Portal Server и Content Management Server. Также хорошо известны системы для среднего бизнеса Docs Fusion и Docs Open (ранее продавалась под маркой PC Docs) компании Hummingbird. Наиболее мощная из всех систем документооборота - Documentum - рассчитана на использование в крупных корпорациях. Некоторые компании автоматизируют документооборот, используя программный пакет Lotus Notes, но этот продукт в значительной мере является «конструктором для программистов», и создание на его основе полнофункциональной системы документооборота требует значительных усилий.

Среди российских программ наиболее популярны Lan Docs (компания «Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «БОСС-Референт» («АйТи»).

Личный опыт

Екатерина Азимина, ,
директор по финансам и экономике ОАО «Пивоваренная компания «Балтика» (г. Санкт-Петербург)

В нашей компании используются две системы документооборота. С помощью «БОСС-Референт» автоматизированы основные потоки документов компании: нормативно-распорядительные (приказы, распоряжения), контроль исполнительской дисциплины (поручения), внутренняя служебная переписка, требующая регистрации и контроля сроков ознакомления, согласование договоров с поставщиками внутри компании. При помощи собственной разработки на основе Lotus Notes автоматизировано большинство бизнес-процессов и функций: составление и согласование различного рода заявок (на пропуска, оборудование и т. д.), общекорпоративные справочники (телефоны, адреса) и специализированные внутренние информационные сайты.

Модули документооборота есть и у большинства крупных ERP-систем, таких как SAP R/3 или Oracle Applications. Как правило, их применяют компании - пользователи этих систем. Многие российские фирмы разрабатывают системы документооборота самостоятельно, например на базе существующей в компании учетной системы.

Личный опыт

Илья Филиппов ,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)

Внедрять специальную систему документооборота, мне кажется, стоит компаниям, в которых с документами постоянно работают более ста человек. Мы, например, автоматизировали документооборот на основе учетной системы «1С:Предприятие». В ней ведется управленческий и бухгалтерский учет, производятся сбор и введение данных, расчет зарплаты, учет записей и протоколов по системе качества ISO 9000:2000 и т. д.

Отличия российских систем автоматизации документооборота от западных

Основные отличия западных систем от российских заключены в возможности масштабирования. Например, если западные системы могут работать на базе большей части существующих операционных систем (Windows, промышленные варианты Unix), то российские системы созданы для одной из них - обычно Windows. Западные системы могут быть настроены на использование любой СУБД, российские же зачастую работают только с одной - как правило, Oracle или MS SQL Server. Подобные ограничения российских систем сильно затрудняют построение интегрированных кросс-платформенных решений.

Что касается функциональности, то основное отличие заключается в том, что в западных системах под единым брендом позиционируются несколько программ для различных целей. Например, в Documentum есть отдельные продукты, использующиеся для автоматизации делопроизводства, поддержки проектно-конструкторского документооборота, интеграции с ERP-системами и т. д. Большинство российских систем решают только одну задачу. Например, Lan-Docs предназначена главным образом для автоматизации делопроизводства. А в Optima Workflow акцент сделан на движении документов. Продукты, основанные на Lotus Notes (например, «БОСС-Референт»), ориентированы на коллективную работу с информацией.

Принципиальная разница заключается и в подходе к автоматизации документооборота. Западные системы направлены на автоматизацию и поддержку сквозных бизнес-процессов компании, в то время как большинство российских программ автоматизируют отдельные функции.

Стоимость западных систем в среднем составляет 400-1000 долларов США за одно рабочее место без учета затрат на внедрение, оборудование и дополнительные программы (еще 100-500 долларов США за одно рабочее место), которые необходимы для обеспечения электронного документооборота. Само внедрение обойдется в 50-60% от стоимости лицензий (эта пропорция соблюдается для масштаба внедрения от 100 и более рабочих мест), но в отдельных случаях может обойтись и гораздо дороже. Одним из наиболее сложных, а значит, и затратных является проект автоматизации финансового документооборота. Для таких проектов затраты на внедрение в 2-3 раза выше стоимости лицензий.

Что касается отечественных программ, то их стоимость колеблется от 200 до 600 долларов США за одно рабочее место плюс стоимость дополнительных программ и оборудования (те же 100-500 долларов США на рабочее место). Сравнительная стоимость внедрения рассчитывается так же, как и в западных системах.

Личный опыт

Наталья Яхнова ,

В нашей компании документооборот автоматизирован с помощью самостоятельно разработанной программы. В частности автоматизированы процесс согласования и утверждения бюджетов затрат, процесс согласования заявок на перемещение средств между бюджетами и заявок на сверхплановые расходы (оперативное управление бюджетом). Автоматизированы процедуры согласования заявок, связанных с управлением персоналом (заявки на изменение штатного расписания, заработной платы, подбор персонала, должностные инструкции и др.), процедуры согласования документов системы качества, заявок на отгрузку, транспортные услуги и т. п. Внедрение различных модулей документооборота заняло от одного до трех месяцев. Стоимость разработки всей системы в целом можно оценить в 100 тыс. долларов США.

Особенности внедрения системы электронного документооборота в организации

Приоритетным направлением автоматизации чаще всего являются процессы, связанные с согласованием документов, например процесс составления и реализации бюджетов. Но во многих компаниях автоматизация документооборота начинается с делопроизводства, то есть с регистрации входящих и исходящих документов.

Личный опыт

Финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

Я считаю, что начинать автоматизацию документооборота следует с разработки системы контроля доступа сотрудников к информации компании, а также с контроля рабочего времени. Затем автоматизируется делопроизводство. Вся важная входящая документация должна сканироваться и продолжать свое движение по организации в электронном виде. Бумажная версия при этом направляется в архив или же к сотруднику, у которого она должна находиться. На следующем этапе необходимо автоматизировать процесс перемещения документов внутри компании. И уже потом к этому «каркасу» крепятся остальные электронные системы: платежей, заработной платы, тендеров, бухгалтерского учета и т. д.

Создание корпоративного хранилища. Внедрение системы автоматизации управления документами всегда предполагает создание корпоративного хранилища документов. Логическая структура этого хранилища, иерархия хранения документов, разработка и реализация политики безопасности в рамках хранилища требуют особой тщательности и должны быть созданы на начальном этапе проекта внедрения.

При этом необходимо учесть, что функция хранения документов может быть развернута в самом начале проекта. Поэтому уже на первом этапе внедрения все документы можно переместить из существующих мест хранения (как правило, локальных дисков или сети) в единое корпоративное хранилище. Это даст возможность пользователям ознакомиться с базовыми функциями системы и постепенно ее освоить. Повысить скорость адаптации сотрудников к внедряемой системе позволяют также сервисные функции, такие как оповещение об изменении документа, появлении нового и т. п.

Определение порядка доступа к информации. Система электронного документооборота позволяет создать единое информационное поле, в котором могут работать все сотрудники компании. Поэтому особое внимание необходимо уделить описанию процедур доступа к информации. При этом нужно найти разумный компромисс между требованиями безопасности и полнотой информации, которой должен обладать каждый сотрудник.

Необходимость фиксации результатов. В ходе внедрения системы электронного документооборота повышенное внимание необходимо уделить описанию и внедрению процедуры фиксации результатов коллективной работы. Так, любое совещание должно сопровождаться ведением протокола, который впоследствии вносится в систему. Необходимо также фиксировать итоги телефонных переговоров и предусмотреть механизм отбора контекстных данных (электронных сообщений, сканированных копий, презентаций и т. д.) по тематике и присоединения их к соответствующим документам. Так, многие компании вводят жесткие правила оформления сообщений электронной почты для удобства их последующей группировки.

С одной стороны, сначала сотрудникам компании сложно привыкнуть к новой системе, к тому, что все их действия регламентированы. С другой стороны, система документооборота позволяет персоналу экономить время на выполнение своих обязанностей, а значит, работать эффективнее.

Личный опыт

Наталья Яхнова ,
финансовый директор компании «Инмарко» (г. Новосибирск)

Главное преимущество использования системы документооборота заключается в том, что она позволяет координировать деятельность компании, сделать ее прозрачной. Не нужно тратить время на хождение по кабинетам с бумагами, поскольку уведомление о поступившей заявке приходит по электронной почте. С помощью системы легко отслеживать, на какой стадии находится тот или иной документ, поэтому время реакции на заявки становится существенно меньше. Кроме того, система позволяет оценивать эффективность работы сотрудников: с ее помощью можно строить отчеты по показателям обработанных и необработанных заданий, анализировать время, которое тратится на их выполнение, и увязывать результаты работы сотрудников с системой мотивации.