Как правильно в каком порядке ставить подпись число в конце заявления. Вставка подписи в документ MS Word Выполняем подписи качественный документ

Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ. Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции. Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах. Кроме того, начальник может выносить приказ о делегировании права подписи. Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста. Состав реквизита Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа.

Расшифровка подписи. как правильно подписывать документы

Внимание

Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке. Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.

Что означает подписывать документ

О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д. Особо о счетах-фактурах Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п.
6 ст. 169 НК РФ). Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Подпись

Составные элементы подписи Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

наименование должности лица, подписавшего документ;
собственноручная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Оформление подписи в документах

На этой странице:

Необходимость подписи
У кого есть полномочия подписи?
ИП один за всех
Подпись по доверенности
Кому подписать документ, если директор отсутствует?
Как оформляется реквизит «подпись»
Рекомендации подписывающим сторонам

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

Косая черта перед подписью — как ее понимать?

Подпись При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника в силу п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. Руководители организаций, предприятий и учреждений крайне редко занимаются заполнением трудовых книжек. Чаще всего обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек исполняет лицо, уполномоченное на то приказом (распоряжением) работодателя.

Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительную функцию по кадровому делопроизводству и работе с трудовыми книжками.

Как правильно подписывать документы

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

связанных с банковскими расчетами;
различных ведомостях;
кадровых бумагах;
декларациях;
счетах-фактурах;
кассовых документах;
договорах, которые нужно регистрировать;
доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Оформление реквизита «подпись»

Как оформляется реквизит «подпись» Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству. Элементы подписи Подпись как реквизит состоит из трех частей.

Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием.
Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами.

Что означает подпись на документе

Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.Когда документ подписывается несколькими лицами Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их личные символы располагаются в одну колонку друг под другом. При оформлении документа в печатном виде используется полуторный межстрочный интервал. Подписывают документы сначала те лица, которые располагаются на высшей ступеньке должностной лестницы, то есть удостоверение документа происходит сверху вниз.

Расшифровка подписи.

Что означает подписывать документы

Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.

Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте. С её помощью можно заверять документы, подавать заявления на оформление новых, а также получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности, каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо.

Кроме того, с начала 2013 года был налажен выпуск электронных карт, где автоматически размещается электронная подпись. Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества.
В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина. В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия.

Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина. Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа.

Инфо

Оно может оформляться на бланке или без его применения. Пример 19 Подписи на бланке письма организации СвернутьПоказать Пример 20 Подписи на документе, оформляемом не на бланке СвернутьПоказать Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне: Пример 21 Подписи на совместном документе СвернутьПоказать Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»).

См. Пример 18.

Над документами работают не только секретари и служба ДОУ. К большинству бумаг прикладывают руки другие сотрудники организации. Как наверняка известно каждому секретарю, эти сотрудники в массе своей довольно вольно обращаются с правилами делопроизводства. Кто-то полагает, что это не входит в его обязанности, кто-то считает обработку документов ниже своего достоинства. Секретарям и делопроизводителям же приходится как-то уживаться со всеми этими мнениями и ежедневно выполнять свои служебные обязанности. Сегодня поговорим о том, как наладить работу с исполнителями документов в организации. Эта статья будет особенно полезна тем компаниям, где нет системы электронного документооборота.

Что требуется от исполнителя?
Исполнителю нужно всего-то

а) получить документ

б) оставить секретарю документальное свидетельство получения (расписаться, отправить отчет о получении электронного письма и т.п.).

Что требуется от секретаря?
Секретарь должен довести документ до исполнителя

а) вовремя,

б) надежно,

и получить документальное подтверждение того, что документ был передан исполнителю.

Регламентирование

Регламентирование процессов – не обязательно делопроизводства, всех остальных тоже – придумано именно для того, чтобы та или иная деятельность стала для кого-то обязанностью. Внутрикорпоративный закон подписывается генеральным директором, и с этой минуты становится обязательным к исполнению для тех, кому предназначен.

Именно поэтому создаются Правила делопроизводства организации, Инструкция по делопроизводству и другие регламентирующие этот процесс ЛНА. С того момента, как сотрудник под роспись знакомится с инструкцией, он обязан ее исполнять.

Поэтому тем секретарям, кто ежедневно ведет кровопролитные бои с коллегами на тему «кто должен надписывать конверты» и тому подобные, можно посоветовать только одно: напишите Правила и утвердите их у директора. Да, придется приложить некоторые усилия, зато многие вопросы решатся сами собой.

Какие документы попадают к исполнителям?

Через руки секретаря ежедневно проходят десятки и сотни документов, которые потом поступают к исполнителям. В первую очередь определимся, что это за документы. Это поможет нам выстроить удобную систему потоков.

Входящие письма с руководителя.
Документы, поступившие в организацию без . Это всевозможные договоры, доп.соглашения, и так далее, которые нерадивые секретари положили в конверт и без сопроводительного письма. Надеюсь, к моим читателям это не относится 🙂
, проекты на и другие внутренние документы, поступившие как по горизонтальной (от соседних структурных подразделений), так и по вертикальной (от руководства) линиям.

Приведенный список универсален. Возможно, в вашей организации он шире.

Передача документов по электронной почте

Очень удобно отправлять документы на исполнение . Резолюцию руководителя можно воспроизводить вручную в теле письма, а можно прикладывать к письму скан-копию резолюции.

Передача документов вручную

А как быть, если документ нельзя передать по электронной почте? Это бывает по разным причинам. Например, документ слишком объемен, чтобы его сканировать. Или же в нем требуется «живая» подпись исполнителя. Тогда, как ни крути, придется передавать пакет из рук в руки. Сделать это можно по-разному.

Документы приносит секретарь

Разумеется, этот вариант крайне удобен для исполнителей, но столь же неудобен для секретаря. Если вы его практикуете, настоятельно рекомендую вам задуматься о том, чтобы изменить ситуацию. Хорошо, если исполнителей трое, а если тридцать? Как долго секретарь будет отсутствовать на рабочем месте, чтобы обойти каждого, понравится ли это руководителю? Рано или поздно она отвлечется на задание своего директора, не успеет донести какое-нибудь и окажется виноватой в . Как видите, ответственность за доставку документов силами секретаря слишком велика.

Документы забирает исполнитель

С исполнителем не случится ничего страшного, если он подойдет к секретарю или в канцелярию или же отправит туда своего подчиненного. Именно это правило нужно вводить в организации.

Для удобства во многих компаниях заводят специальный шкаф с ячейками по количеству исполнителей. Каждая ячейка подписывается, и туда помещаются документы, адресованные в данное структурное подразделение или конкретному исполнителю. Один или два раза в день исполнитель подходит и забирает свои задания. Секретарю, в свою очередь, не сложно позвонить или черкнуть по аське короткое сообщение, что в ящик попали .

Между прочим, подобного способа передачи документов (через службу делопроизводства) требуют Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477 .

Фиксировать ли факт передачи документов исполнителю?

Каждый секретарь отвечает на этот вопрос для себя сам. Мое мнение – фиксировать. Имейте в виду, что у такого подхода есть существенный недостаток: опись передаваемых документов требует времени.

При отправке документа по электронной почте достаточно лишь поставить галочку в нужном месте, и к вам придет отчет о доставке письма.

При передаче документов вручную дело обстоит сложнее. Если вы решились фиксировать факт передачи документов, придется составлять соответствующий реестр. Впрочем, он довольно прост.

Пример заполненного реестра:

Приведенная форма, конечно, не является обязательной и вы можете изменить ее под свои потребности. Например, добавить графу «время передачи».

Некоторые секретари ведут этот реестр в тетрадке. Кто-то набирает в компьютере и распечатывает. Я же предлагаю такой вариант: вести единую электронную таблицу в течение всего года, каждый день распечатывая лишь актуальную на сегодня информацию. Такой способ сильно облегчает поиск информации. Если вам нужно узнать, когда и кому было передано к письму №….., не нужно листать тетрадку или перебирать все листы. Достаточно просто ввести номер письма в строку поиска. Если вас заинтересовал именно такой реестр, предлагаю вам его скачать.

(.xlsx, 12,5 Кб)

Вопросы по работе с исполнителями, заполнению реестров и по общему и кадровому делопроизводству в целом вы всегда можете задать в комментариях!

Подпись — это то, что может обеспечить неповторимый вид любому текстовому документу, будь то деловая документация или художественный рассказ. Среди богатого функционала программы Microsoft Word возможность вставки подписи тоже имеется, причем, последняя может быть как рукописной, так и печатной.

В этой статье мы расскажем обо всех возможных методах поставить подпись в Word, а также о том, как подготовить для нее специально отведенное место в документе.

Для того, чтобы добавить в документ рукописную подпись, сначала ее необходимо создать. Для этого вам понадобится белый лист бумаги, ручка и сканер, подключенный к компьютеру и настроенный.

Вставка рукописной подписи

1. Возьмите ручку и распишитесь на листе бумаги.

2. Отсканируйте страницу со своей подписью с помощью сканера и сохраните ее на компьютер в одном из распространенных графических форматов (JPG, BMP, PNG).

Примечание: Если у вас возникают сложности с использованием сканера, обратитесь к прилагаемому к нему руководству или посетите веб-сайт производителя, где тоже можно найти детальные инструкции по настройке и использованию оборудования.

Совет: Если у вас нет сканера, заменить его может и камера смартфона или планшета, но в данном случае, возможно, придется хорошенько постараться над тем, чтобы страница с подписью на фото была белоснежной и не выделялась в сравнении со страницей электронного документа Ворд.

3. Добавьте изображение с подписью в документ. Если вы не знаете, как это сделать, воспользуйтесь нашей инструкцией.

4. Вероятнее всего, отсканированное изображение необходимо обрезать, оставив на нем только ту область, в которой располагается подпись. Также, вы можете изменить размер изображения. Наша инструкция вам в этом поможет.

5. Переместите отсканированное, обрезанное и приведенное к необходимым размерам изображение с подписью в нужное место документа.

Если вам необходимо добавить к рукописной подписи машинописный текст, прочтите следующий раздел данной статьи.

Добавление текста к подписи

Довольно часто в документах, в которых необходимо поставить подпись, помимо самой подписи, нужно указать должность, контактные данные или какую-либо другую информацию. Для этого необходимо сохранить текстовые сведения вместе с отсканированной подписью в качестве автотекста.

1. Под вставленным изображением или слева от него введите нужный текст.

2. Используя мышку, выделите введенный текст вместе с изображением подписи.

3. Перейдите во вкладку “Вставка” и нажмите кнопку “Экспресс-блоки” , расположенную в группе “Текст” .

5. В открывшемся диалоговом окне введите необходимую информацию:

Коллекция — выберите пункт “Автотекст” .
Остальные пункты оставьте без изменений.

6. Нажмите “ОК”

7. Созданная вами рукописная подпись с сопровождающим текстом будет сохранена в качестве автотекста, готового для дальнейшего использования и вставки в документ.

Вставка рукописной подписи с машинописным текстом

Для вставки созданной вами рукописной подписи с текстом, необходимо открыть и добавить в документ сохраненный вами экспресс-блок “Автотекст” .

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться подпись, и перейдите во вкладку “Вставка” .

2. Нажмите кнопку “Экспресс-блоки” .

3. В выпадающем меню выберите пункт “Автотекст” .

4. Выберите в появившемся списке нужный блок и вставьте его в документ.

5. Рукописная подпись с сопровождающим текстом появится в указанном вами месте документа.

Вставка строки для подписи

Помимо рукописной подписи в документ Microsoft Word можно также добавить и строку для подписи. Последнее можно сделать несколькими способами, каждый из которых будет оптимальным для конкретной ситуации.

Примечание: Метод создания строки для подписи зависит еще и от того, будет ли документ выводиться на печать или нет.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в обычном документе

Ранее мы писали о том, как в Ворде подчеркнуть текст и, помимо самих букв и слов, программа позволяет также подчеркивать и пробелы между ними. Непосредственно для создания строки подписи нам понадобится подчеркнуть только пробелы.

Для упрощения и ускорения решения задача вместо пробелов лучше использовать знаки табуляции.

2. Нажмите клавишу “TAB” один или более раз, в зависимости от того, какой длины строка для подписи вам нужна.

3. Включите режим отображения непечатаемых знаков, нажав на кнопку со знаком “пи” в группе “Абзац” , вкладка “Главная” .

4. Выделите знак или знаки табуляции, которые нужно подчеркнуть. Они будут отображаться в виде небольших стрелок.

5. Выполните необходимое действие:

6. На месте установленных вами пробелов (знаков табуляции) появится горизонтальная линия — строка для подписи.

7. Отключите режим отображения непечатаемых знаков.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в веб-документе

Если вам необходимо создать строку для подписи посредством подчеркивания не в документе, готовящемся к печати, а в веб-форме или веб-документе, для этого необходимо добавить ячейку таблицы, в которой видимой будет только нижняя граница. Именно она и будет выступать в качестве строки для подписи.

В данном случае при вводе текста в документ, добавленная вами линия подчеркивания будет оставаться на своем месте. Линия, добавленная таким образом, может сопровождаться вводным текстом, к примеру, “Дата” , “Подпись” .

Вставка линии

1. Кликните в том месте документа, где нужно добавить строку для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица” .

3. Создайте таблицу размером в одну ячейку.

4. Переместите добавленную ячейку в нужное место документа и измените ее размер в соответствии с необходимым размером создаваемой строки для подписи.

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице и выберите пункт “Границы и заливка” .

6. В открывшемся окне перейдите во вкладку “Граница” .

7. В разделе “Тип” выберите пункт “Нет” .

8. В разделе “Стиль” выберите необходимый цвет линии строки для подписи, ее тип, толщину.

9. В разделе “Образец” кликните между маркерами отображения нижнего поля на диаграмме, чтобы отобразить только нижнюю границу.

Примечание: Тип границы изменится на “Другая” , вместо ранее выбранного “Нет” .

10. В разделе “Применить к” выберите параметр “Таблица” .

11. Нажмите “ОК” для закрытия окна.

Примечание: Для отображения таблицы без серых линий, которые не будут выведены на бумагу при печати документа, во вкладке “Макет” (раздел “Работа с таблицами” ) выберите параметр “Отобразить сетку” , который расположен в разделе “Таблица” .

Вставка линии с сопровождающим текстом для строки подписи

Этот метод рекомендован для тех случаев, когда вам нужно не только добавить строку для подписи, но и указать возле нее пояснительный текст. Таким текстом может быть слово “Подпись”, “Дата”, “ФИО”, занимаемая должность и многое другое. Важно, чтобы этот текст и сама подпись вместе со строкой для нее, находились на одном уровне.

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите на кнопку “Таблица” .

3. Добавьте таблицу размером 2 х 1 (два столбца, одна строка).

4. Измените местоположение таблицы, если это необходимо. Измените ее размер, потянув за маркер в правом нижнем углу. Отрегулируйте размер первой ячейки (для пояснительного текста) и второй (строка подписи).

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице, выберите в контекстном меню пункт “Границы и заливка” .

6. В открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку “Граница” .

7.В разделе “Тип” выберите параметр “Нет” .

8. В разделе “Применить к” выберите “Таблица” .

9. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.

10. Кликните правой кнопкой в том месте таблицы, где должна находиться строка для подписи, то есть, во второй ячейке, и снова выберите пункт “Границы и заливка” .

11. Перейдите во вкладку “Граница” .

12. В разделе “Стиль” выберите подходящий тип линии, цвет и толщину.

13. В разделе “Образец” кликните по маркеру, на котором отображено нижнее поле, чтобы сделать видимой только нижнюю границу таблицы — это и будет строка для подписи.

14. В разделе “Применить к” выберите параметр “Ячейка” . Нажмите “ОК” для закрытия окна.

15. Введите необходимый поясняющий текст в первой ячейке таблицы (ее границы, в том числе и нижняя линия, не будут отображаться).

Примечание: Серая пунктирная граница, обрамляющая ячейки созданной вами таблицы, на печать не выводится. Чтобы скрыть ее или, наоборот, отобразить, если она скрыта, нажмите на кнопку “Границы” , расположенную в группе “Абзац” (вкладка “Главная” ) и выберите параметр “Отобразить сетку” .

Вот, собственно, и все, теперь вы знаете обо всех возможных методах поставить подпись в документе Microsoft Word. Это может быть как рукописная подпись, так и строка для добавления подписи вручную на уже распечатанном документе. В обоих случаях подпись или место для подписи могут сопровождаться пояснительным текстом, о способах добавления которого мы вам тоже рассказали.

Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Что входит в состав реквизита «Подпись» и как его правильно оформить в различных ситуациях, подскажет эта статья.

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи. Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия. Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

приказами;
положениями;
инструкциями.

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя. При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы. От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Состав реквизита

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

Название должности лица, которое ее поставило.
Сама подпись.
Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:

Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов

При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы. Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию. Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.

Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно. Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным. Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа. Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах. Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ , регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально. Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке. С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде. Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности. Директор Личная подпись Л.И. Киселев Главный бухгалтер Личная подпись И.Д. Вильченко При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество.

Оформление подписи в документах

На этой странице:

Необходимость подписи
У кого есть полномочия подписи?
ИП один за всех
Подпись по доверенности
Кому подписать документ, если директор отсутствует?
Как оформляется реквизит «подпись»
Рекомендации подписывающим сторонам

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей.
Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

Расшифровка подписи. как правильно подписывать документы

Подписывают документы сначала те лица, которые располагаются на высшей ступеньке должностной лестницы, то есть удостоверение документа происходит сверху вниз. Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке.
Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.

Как правильно подписывать документы

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует? Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее.

Закуток аналитика

Внимание

Новый вид подписи Цифровая подпись – это сравнительно новый реквизит документа, который постепенно входит в жизнь как простого обывателя и рядового гражданина, так и внедряется в деятельность коммерческих и государственных организаций. Данный реквизит позволяет исключить искажение информации электронного документа, а также позволяет определить привязанность к определённой личности.

За основу оформления электронной подписи берётся криптографическое преобразование информации. Федеральное законодательство На данный момент существует федеральный закон №63, которым регулируется цифровая подпись.

Off: как правильно писать расшифровку подписи и.и. иванов или иванов и.и.

Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека.
Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Инфо

Когда подписывает заместитель Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные: Первый Заместитель Генерального директора 1-й Заместитель Генерального директора Первый зам.

связанных с банковскими расчетами;
различных ведомостях;
кадровых бумагах;
декларациях;
счетах-фактурах;
кассовых документах;
договорах, которые нужно регистрировать;
доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.