Обеспечение сохранности архивных документов: режим хранения и особенности архивного дела. Обеспечение сохранности документов архива Обеспечение сохранности архивных документов статьи
О беспечениесохранностиархивныхдокументов
Белгород 2008
Введение
3. Режимы хранения документов
5. Хранение документов в электронной форме
Заключение
Примечание
Библиографический список
Введение
Актуальность темы . Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.
неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.
В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.
Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.
Цель работы определяет следующие задачи :
1. Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности
документов архива
4. Проанализировать топографирование и учет движения документов
Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.
Предмет исследования –
документов архива
Степень изученности темы
сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.
1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.
Труды Охотникова А. В. 2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е. В. 3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.
1. История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива
явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников 4 .
Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее – горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века – «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.
Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем – пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».
В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.
Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия 5
В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.
Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 – «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 – «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 – «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.
В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов – одна из важнейших функций архивных учреждений 6 .
направления:
1. обеспечение физико-химической сохранности документов;
3. учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;
4. копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;
2. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива
Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности.
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов 7 .
В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12. 1. 004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии 8 .
Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:
1. помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;
3. поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью
4. архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.
пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое 9 .
Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:
1. совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;
2. не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;
3. помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;
4. внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;
5. в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;
7. электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;
8. хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;
9. вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;
11. лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов 10 .
Размещение документов в хранилище связано не только с обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документы на полу, подоконнике и в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов – сейфы и металлические шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) – 120 см; проходы между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45; расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных этажах – 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.
одностороннего стеллажа – 25-30 см; расстояние между полками – 35 см.
Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального использования площади целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи.
Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.
Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура – полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища 11 .
Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах.
Если хранилище предназначено непосредственно для сохранения документов, то в архиве желательно отвести помещения для их использования. Они должны обеспечивать нормальную работу читателей и исследователей. В помещениях должны быть расположены читальный зал для работы с документами различных размеров и видов, а так же следующие основные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем; временного хранения документов в период их использования 12 .
В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане должна быть предусмотрена первоочередная эвакуация особо ценных документов и дел постоянного хранения.
Не только само здание (помещение), но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.
3. Режимы хранения документов
создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.
Существуют следующие режимы хранения:
1. световой;
2. температурно-влажностный;
Световой режим
Свет несет с собой энергию, под влиянием которой в освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет 13 . Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.
Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.
Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), на рабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметром типа Ю-16.
Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах 14 .
Температурно-влажностный режим
Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения.
Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположения здания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки 15 .
Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:
1. появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);
2. наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата);
3. исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами;
4. обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста;
и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов 16 .
Оптимальный температурно-влажностный режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации преобладающих в архиве. Например:
1. бумажные документы: температура – 17-19С, относительная влажность воздуха – 50-55%;
2. документы на пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура – 15С, относительная влажность воздуха – 40-55%;
3. документы на магнитных носителях (пленки, диски): температура – 15-20С, относительная влажность воздуха – 50-65%.
на изменение климата, разрушение от физико-механического старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичная утрата при длительном высушивании бумаги.
Область изменений относительной влажности воздуха 60-100-60% называют влажной нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответная реакция бумаги на любые изменения климата. Значительно возрастает скорость химического старения бумаги и текста, наблюдается расплывание водорастворимых текстов и ослабление их контраста. При влажности больше 65% создаются благоприятные условия для плесневения документов: вероятность плесневения по мере повышения влажности от 65 к 100% быстро нарастает. Крайне важно чтобы при постоянном хранении документы максимум времени пребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум – в сухой или влажной зоне.
Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Именно поэтому архивные документы, поступившие после длительной транспортировки, не сразу размещают в хранилище, а оставляют на некоторое время в специальном помещении для акклиматизации 17 .
Для того чтобы определить соответствует ли температура и влажность в выбранном помещении требованиям оптимального температурно-влажностного режима в архивах проводится контрольно-климатическая работа. Ее основная цель – получение постоянной информации о климатических условиях хранения.
Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.
В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и фиксируются в специальном журнале раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима хранения – эвакуация, затопление и др. – ежедневно.
Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима – оборудование хранилища системами кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ.
Санитарно-гигиенический режим .
Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка, пыли и особенно насекомых и грызунов. Для этого в хранилище следует неукоснительно соблюдать следующие требования:
1. Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.
2. Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
3. В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.
4. Недопустимо хранение и использование продуктов питания.
5. Систематически проводить влажную уборку – при этом вода не должна попадать на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха в хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одного раза в неделю 18 . Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения.
7. Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков 19 .
Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно выделить две основные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применять различные средства защиты.
допускать в хранилищах сооружения балок, труб или других выступов, на которых осаждалась бы пыль.
Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью.
Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного удаления пыли с документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным пылесосам разрабатываются специальные устройства. Например, в Государственной библиотеке им. Ленина установлена конструкция пылевой камеры, применяемая для обеспылевания книг.
не более 4-6 мг/м 3 , при этом пыль не должна содержать более 10% SiO 2 20 .
Охранный режим .
Охранный режим предполагает:
1. Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.
2. Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее – опечатывание и опломбирование.
3. Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении.
4. Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу.
5. Вынос документов из архива только по специальным пропускам.
Технические меры защиты документов от хищений логически увязываются с архитектурно-планировочными и административными решениями в единую систему безопасности. К техническим мерам относятся:
1. Средства наружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), фиксирующие сейсмическую волну разрушения и включающие сигнал тревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т. п.
2. Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания (ультразвуковой передатчик, генерирующий звуковые волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего) микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контроллеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания).
3. Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системы дифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам; средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия.
В последнее время появляются системы охраны на микропроцессорах 21 .
Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё помещение архива. Так же в архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Пожарная безопасность в зданиях должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12. 1. 004-76. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания документов – тепловые.
Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в системах пожаротушения применяются относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и др.)
4. Топографирование и учет движения документов
Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Без топографирования поиск документов в лучшем случае исполняется слишком долго, а в худшем – в хранилище можно заблудиться. Все помещения архива, а так же стеллажи, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Наиболее распространенный вид указателя – постеллажный, то есть карточка составляется на каждый стеллаж. Карточки систематизируются по номерам стеллажей в пределах одного помещения хранилища. На карточке указывается название организации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции стеллажа), № полки, № фонда, описи, и номера дел, хранящиеся на данной полке. При большом объеме фондов составляются пофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерам фондов.
Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе.
с правилами и инструкциями 22 .
Учет движения документов предполагает защиту их от хищения. Среди причин хищения документов называют доступность архивов как центров информации любому лицу, работающему по найму или в качестве исследователя; возможность осуществления хищений, как посторонними лицами, так и персоналом архива; огромные массивы хранящихся фондов, периодически и по неполному перечню проверяемых на наличие; ослабленный контроль, нарушения охранных процедур; отсутствие надежных средств безопасности документов, в частности средств контроля, фиксирующих перемещение конкретного документа в пределах здания, негативное отношение архивов к ужесточению мер безопасности, сокрытие фактов хищений, отсутствие согласованных мер защиты документов.
Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.
При выдаче дел из хранилища на место выданного дела кладется карта-заместитель. На ней указывается архивный шифр дела (№ фонда, описи, дела), кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело. Возвращенные дела проверяются в присутствии пользователя. На все повреждения составляются акты, которые могут послужить основанием для привлечения к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.
Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а так же выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния дел достигаются две цели:
1. учет количества документов, выявление и устранение недостатков в учете документов;
2. выявление документов с угасающим текстом, механическими и биоповреждениями, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а так же на неисправно поврежденные составляются соответствующие акты, к которым прилагаются справки о проведении розыска.
Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда. Кроме того, осуществляется полисный просмотр каждого дела, в ходе которого выявляется повреждения документов.
Использование компьютерных технологий и различных модификаций принтеров также создает большие проблемы с сохранностью текста документов постоянного и долговременного хранения. Исследование принтерных текстов на водостойкость и светостойкость, проведенное В. Ф. Приваловым и О. И. Любомировой показало, что многие из них не обладают достаточным для длительного хранения качеством. Тексты, полученные с помощью цветных и монохромных струйных принтеров, зачастую страдают недостаточной светостойкостью, способны частично или полностью выцветать на свету. Выцветающие струйные черные тексты оказываются обычно и водорастворимыми. Матричные черные тексты все без исключения водостойки, но с разной светостойкостью. Лазерные черные принтерные тексты отличаются водостойкостью и светостойкостью. Исследователи пришли к выводу, что распространение струйных принтеров вызовет поступление в архивы печатных чернильных цветных и черных принтерных копий с водорастворимым и выцветшим текстом 23 .
хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа 24 .
Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:
Обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;
Обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
Обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.
информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.
на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.
Вида хранимых электронных документов и их совокупного объема,
Предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа,
Характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения,
Требований по обеспечению аутентичности документов.
Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R - оптические диски с однократной записью информации.
Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации.
Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей - электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т. п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.
влажность, при которой он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительной влажности 50% и температуре +11C обеспечивает сохранность их свойств в течение 50 лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре +10C; для дисков WORM - при относительной влажности 50% и температуре +3C.
Низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом также следует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной выше температуры до +23 - 25C, потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% - не менее 4 суток 25 .
оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент - температура +23C, для оптических дисков +25C, при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах: температура +17-19C, относительная влажность 50-55%. При таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.
Заключение
История развития архивов в нашей стране насыщена частыми случаями гибели документов. Причинами этого явились как климатические условия нашей страны, так и безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную ответственность за порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, например Положение о Федеральном архивном агентстве от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовые акты.
Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов.
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.
Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.
Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основным источником пыли.
Охранный режим распространяется на всё помещение архива. В архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. К техническим охранным мерам относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюдения используемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время.
Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.
Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.
При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.
Примечания
1. Горфейн, Г. М. Архивоведение. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971.
2. Охотников, А. В. Документоведение и делопроизводство. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003.
3. Алексеева Е. В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003.
4. Алексеева Е. В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е. В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58
5. Охотников, А. В. Указ. соч. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – С. 205
6. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59
7. Крайская, З. В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 202
8. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61
9. Крайская, З. В. Указ. соч. С. 203
11. Крайская, З. В. Указ. соч. С. 205
12. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 60
13. Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. Руководство по обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 25
14. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61
15. Проблема сохранности документальных материалов. – Ленинград: Наука, 1977. – С. 54
17. Там же. С. 58
20. Сергазин Ж. Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1986. – С. 51
21. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 60
22. Горфейн, Г. М. Указ. соч. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – С. 24
23. Алексеева Е. В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №6. – С. 55
1. Алексеева Е. В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е. В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58-61.
2. Алексеева Е. В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е. В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57-61.
4. Горфейн, Г. М. Архивоведение / Г. М. Горфейн, Л. Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 86 с.
5. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
7. Охотников, А. В. Документоведение и делопроизводство / А. В. Охотников, Е. А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.
8. Проблема сохранности документальных материалов / Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. – Ленинград: Наука, 1977. – 112 с.
10. Сергазин Ж. Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж. Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. – 239 с.
11. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
Введение
1. Организация хранения документов
2. Номенклатура дел
3. Сроки хранения дел
4. Формирование дел
5. Оформление дел
6. Составление и оформление архивных описей дел
7. Экспертиза ценности документов. ЦЭК (центральная экспертная комиссия)
Заключение
Список использованных источников
Введение
Хранение документов - это обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
Цель данной работы - охарактеризовать организацию хранения документов до передачи их в архив.
Исходя из цели были поставлены следующие задачи:
Описать назначение номенклатуры дел;
Определить сроки хранения дел;
Рассмотреть процесс формирования дел;
Описать процедуру оформления дел;
Охарактеризовать процесс составления и оформления архивных описей дел;
Описать принцип проведения экспертизы ценности документов и рассмотреть основные задачи ЦЭК (центральной экспертной комиссии).
1. Организация хранения документов
В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.
Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:
· хранение документов в процессе их исполнения;
· хранение исполненных документов.
Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.
Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.
Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.
Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.
2. Номенклатура дел
документ хранилище опись архив
Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:
· предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
· содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
· закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
· имеет справочное значение при изучении структуры организации;
· является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
· используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
· может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:
· типовая номенклатура дел;
· примерная номенклатура дел;
· индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:
· в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
· в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.
Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел, а также график документооборота организации представлены в приложениях А, Б.
3. Сроки хранения дел
Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов.
Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, - увеличивать.
При определении сроков хранения документов в зависимости от их научной и практической ценности следует руководствоваться типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует два таких перечня:
1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.;
2. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (о типовых перечнях и порядке их применения см. «Отдел кадров» № 2 за 2002 г.).
При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией.
В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.
Таким образом, в процессе проведения экспертизы ценности документов все дела, образовавшиеся в организации в течение делопроизводственного года, разделяются на две основные группы:
ь постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения;
ь временного (до 10 лет включительно) хранения.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
4. Формирование дел
Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
· дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
5. Оформление дел
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:
· подшивку или переплет дела;
· нумерацию листов дела;
· составление листа-заверителя;
· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
· не проводить систематизацию документов в деле,
· не нумеровать листы дела,
· не составлять заверительные надписи.
При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 11
Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме, приведенной в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций.
При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6. Составление и оформление архивных описей дел
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно:
· на дела постоянного хранения;
· дела временного (свыше 10 лет) хранения;
· дела по личному составу;
· дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
· заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
· каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
· порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;
· порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;
· графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
· при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
· графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
7. Экспертиза ценности документов. ЦЭК (центральная экспертная комиссия)
Экспертиза ценности документов -
ЭЦД проводится в несколько этапов:
1. Составление номенклатуры дел.
2. Проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работы при сдаче документов в архив учреждения.
3. Передача документов в государственный архив.
Основными критериями, определяющими ценность документов являются:
Степень значительности содержания документов;
Значение учреждения (лица), в деятельности которого они образовались;
Автографичность;
Время и место их возникновения;
Юридическая сила документов;
Подлинность;
Копийность; дублетность их;
Поглощенность информации, содержания в документе;
Внешние особенности документов.
Экспертные комиссии создаются для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение. Центральная экспертная комиссия действует постоянно и создаётся с той же целью, что и ЭК, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных служб структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций и предприятий.
По окончании делопроизводственного года все сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи в архив организации или уничтожения. Отбор дел для передачи в архив или уничтожения осуществляется в процессе проведения экспертизы ценности документов.
Под экспертизой ценности документов понимаетсяопределение их научного, практического, социально-культурного и другого значения в целях установления сроков хранения. Необходимость проведения экспертизы обуславливается тем, что в организации, в том числе и в отделе кадров, в течение делопроизводственного года образуется большое количество самых разнообразных дел. Какие из них следует хранить постоянно, какие долговременно, а какие можно уничтожать по прошествии нескольких лет? Сколько, например, следует хранить приказы директора по личному составу, личные дела, документы, явившиеся основанием для издания приказов по личному составу, трудовые договоры, переписку по кадровым вопросам? Именно экспертиза ценности документов призвана решить эти практические вопросы. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК).
Основная функция ЭК - рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Она выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения, описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли. ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и подготовке их для последующего хранения.
ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе не менее трех человек. Членами комиссии обязательно являются заведующий архивом организации, руководитель делопроизводственной службы и главный бухгалтер. В состав ЭК может включаться и работник кадровой службы, особенно в организациях, в которых образуется большое количество документов по личному составу. В организациях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в ЭК в обязательном порядке включается работник этого архива. Председателем ЭК является один из руководящих работников организации, как правило, заместитель руководителя. Заседания комиссии оформляются протоколом.
Экспертиза ценности документов в организации осуществляется в делопроизводстве и в архиве.
Экспертиза ценности документов в делопроизводствеохватывает документы, которые еще не поступили на хранение в архив организации. В ходе экспертизы рассматривается и уточняется номенклатура дел, определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел, даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится в два этапа.
Первый этап - оценка документов с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел, а работа проводится еще до заведения дел. Результаты экспертизы находят отражение в номенклатуре дел, которая составляется в организации на будущий год.
Второй этап экспертизы ценности документов проводится после завершения делопроизводственного года. На этом этапе осуществляется отбор документов и дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, и их подготовка для передачи в ведомственный архив (архив организации). Документы временного хранения, сроки хранения которых истекли, отбираются к уничтожению.
При проведенииэкспертизы ценности в архиве организацииотбираются дела для передачи на постоянное хранение в государственный архив (если организация является источником комплектования госархива), а также отбираются к уничтожению дела длительного (свыше 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли (в том числе и дела по личному составу). Экспертиза ценности документов в архиве проводится по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел.
Заключение
Таким образом, в результате изучения материала по данной теме можно сделать следующие выводы:
§ Хранение документов - это обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.
§ Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
§ Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов. Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
§ Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
§ Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
§ Экспертиза ценности документов - это определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документа с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения.
Список использованных источников
1. Арустамов Э.А., Леваков В.А. Автоматизация операций с наличными деньгами. - М.: изд-во МУПК, 1996.
2. Арустамов Э.А., Леваков В.А. Организация, устройство и оборудование офиса. - М.: изд-во МУПК, 1996.
3. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебное и практическое руководство. - Мн.: ТетраСистемс, 1998.
4. Паневчик В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. - Мн.: БГЭУ, 2004.
5. Паневчик В.В. Делопроизводство. - Мн.: Выш. шк., 2000.
6. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учебное пособие. - Мн.: БГЭУ, 2002.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Топографирование. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Порядок выдачи дел из хранилищ. Проверка наличия, состояния дел. Обеспечение физико-химической сохранности.
курсовая работа , добавлен 01.09.2008
Виды, основные задачи и функции, права и ответственность архива. Организация, порядок и оформление результатов экспертизы ценности документов. Порядок формирования, оформление и обработки дел. Составление архивных описей. Сдача дел в архив учреждения.
курсовая работа , добавлен 14.05.2015
Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.
курсовая работа , добавлен 22.04.2016
Документы как информационная основа деятельности организации. Сохранность документа архива: история законодательства и основы обеспечения. Учет движения документов. Режимы хранения документов: световой, охранный, температурно-влажностный, противопожарный.
курсовая работа , добавлен 10.06.2011
Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.
реферат , добавлен 23.09.2010
Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.
курсовая работа , добавлен 20.09.2016
Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов. Состав, структура, комплектование архивной коллекции. Экспертиза ценности документов архивных коллекций. Систематизация документов и формирование единиц хранения. Примеры формирования архивных коллекций.
курсовая работа , добавлен 05.09.2008
Основные направления деятельности электронных архивов. Характеристика главных особенностей экспертизы ценности электронных документов. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения документов, проблемы обеспечения сохранности и подлинности.
курсовая работа , добавлен 08.12.2011
Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.
курсовая работа , добавлен 19.07.2008
История законодательства и основы сохранности документов архива. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений. Порядок проверки наличия и состояния особо ценных и уникальных документов. Топографирование и учет движения материалов в электронной форме.
Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.
Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.
Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.
Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность
Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.
Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.
2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.
1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).
Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.
Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.
Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.
Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.
Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.
Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.
Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.
Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.
Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.
Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.
В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:
1) бумажных носителях - температура +17 - +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;
2) черно-белых пленочных носителях - температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;
3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;
4) электронных носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.
В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.
Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.
Контрольно-измерительные приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
Помещения хранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.
Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).
Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.
Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.
Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами – 120см; средствами хранения – 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения – 75см; стеной и торцом средства хранения – 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.
1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование
Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.
Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:
Описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;
Предметные, предметно-тематические картотеки;
Картотеки по личному составу;
Исторические справки;
Обзоры документов.
Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.
Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.
В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).
Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.
В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение 1).
Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.
Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов.
2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов
2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ
Дела выдаются из хранилищ:
Для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение);
Для проведения архивных работ с документами.
Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок: до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.
Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.
Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.
На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.
Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов; полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.
Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.
В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.
При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.
Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
Внутригородские
перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при
обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных
документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом
транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов,
установленными для соответствующего вида транспорта.
2. 2 Проверка наличия и состояния дел
Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится :
Уникальных документов - ежегодно;
Особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);
Аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
Кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).
В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.
Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.
До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путём сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела.
Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.
При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.
По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.
На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов (см. Приложение).
Одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты обнаружения неучтённых дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.
Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.
Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.
В ходе розыска необходимо:
Изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;
Проверить правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;
Проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данной организации, но под другим номером;
Изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;
Организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;
Проверить акты приема-передачи дел в архив из организаций;
Изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.
На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается место обнаружения дел, числящихся необнаруженными (были выданы во временное пользование без составления соответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими делами и т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до минования надобности.
На дела, отсутствие которых является обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой на документы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета и т.д.).
На отсутствующие
документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении
дел и подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и
состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные
документы проверяющегося фонда.
2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования
Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда».
Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области).
Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.
Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.
При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.
Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.
Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).
Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:
Для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;
Для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;
для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;
для видеодокументов - одну копию в формате VHS.
Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.
В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.
3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов
3. 1 Проверка физического состояния документов
Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.
В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)
Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.
Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:
1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты;
2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;
3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.
Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.
Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.
Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.
Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.
3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документов
Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются :
Дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;
Реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
Воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;
Переплет архивных документов;
Обеспыливание архивных документов;
Обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:
а) архивные документы на магнитной ленте:
Очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;
Замене пересохших и покоробленных склеек;
Оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;
Перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;
б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;
в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:
Обеспыливанию;
Удалению восковых, жировых и иных загрязнений;
Укреплению склеек и просечек;
Ремонту перфорации;
Переделке грубых, коробленных заплат и склеек;
Ремонту поврежденных полей кадров.
Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.
Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.
Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.
К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.
Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.
Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.
Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.
В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:
Комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.
Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:
Создание оптимальных условий хранения документов;
Размещение документов в хранилищах, топографирование;
Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
Проверка наличия и состояния дел;
Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;
Обеспечение физико-химической сохранности документов.
Библиографический список литературы
Источники
1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Приказ
Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и
других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук».
3. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»».
4. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.
5. Основные
правила работы архивов организаций.
Одобрены
решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.
Литература
6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2
8. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.
9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.
Приложение
Форма акта проверки наличия и состояния дел
Утверждаю
Официальное наименование Наименование должности
вышестоящего органа руководителя организации
Расшифровка
Официальное наименование (личная подпись) подписи
Организации Дата
АКТ N___
Место составления
Проверки наличия и состояния дел архивного фонда N____
Настоящий акт составлен комиссией в составе _____________________
(ФИО председателя и членов комиссии) в связи с
_______________________________________________.
(основание)
Проверкой установлено, что:
1. Всего числится по описям дел _______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________________
2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных _____________________________________________ __________________дел
(Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)
3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам, _________________дел.
4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.
5. Имеется неописанные ________________ дела.
6. Всего по архивному фонду имеется в наличии ________________дел,
1) требующих дезинфекции __________________ дел;
2) требующих дезинсекции __________________ дел;
3) требующих реставрации __________________ дел;
4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;
5) требующих восстановления затухающих текстов ____________дел;
6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;
7) выданных во временное пользование __________________ дел.
7. __________________________________________________________
(Общая характеристика состояния и условий хранения документов. _________________________________________________________________.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)
Проверку проводили:
Председатель комиссии _________________Расшифровка
(личная подпись) подписи
Члены комиссии _________________Расшифровки
(личные подписи) подписей
Система мер по обеспечению сохранности архивных документов включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, который предусматривает создание материально-технической базы хранения документов (помещения и здания хранилищ, средства климатического контроля, средства безопасности хранения и охраны, средства восстановления поврежденных материалов и копирования и другие), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (световой, температурно-влажностный, охранный, санитарно-гигиенический).
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, ремонтом и реконструкцией зданий архивов; проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ, применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, противопожарной и охранной сигнализации; применением специальных средств хранения документов (шкафы, стеллажи, коробки, сейфы, папки и т.п.).
Здания для государственных архивов могут быть переоборудованы из других помещений или построены специально. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, которые загрязняют воздух, от сооружений и объектов, опасных в пожарном отношении, а также согласно требованиям строительных правил и норм .
Рекомендуется располагать хранилища в зданиях с окнами на северную сторону. Допускается естественное освещение только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, переплетах и папках, применением на окнах светорассеивающих и светонепроницаемых штор и т. п.
Оборудуют здания архивов углекислотными огнетушителями, противопожарным водоснабжением, охранно-пожарной сигнализацией.
Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах устанавливают оптимальный температурно-влажностный режим хранения при температуре 17-19 о С и относительной влажности - 50-55%.
Также для длительной сохранности документов должен соблюдаться следующий световой режим :
Хранить документы нужно в полной темноте;
Естественное освещение должно быть рассеянным при помощи специальных светорассеивателей;
Для искусственного освещения используются лампы накаливания в закрытых плафонах. Можно применять люминесцентных лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;
Хранить документы в папках, переплетах, на стеллажах закрытого типа, шкафах, коробках и т.п.;
Помещения хранилищ должны поддерживаться в чистоте и образцовом порядке, которые исключают возможность появления насекомых, грызунов, накопления пыли и плесени.
Оборудуются хранилища стеллажами с соблюдением соответствующего порядка их размещения.
Между рядами стеллажей расстояние в главном проходе должно составлять 120 см, в проходе между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между стеллажами и наружной стеной здания;
Между полом и нижней полкой стеллажа расстояние должно составлять не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.
В зависимости от вида документы размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: специальных футлярах, коробках, пакетах и т.д.
В рабочее время хранилище должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Выносить документы из архива в установленном порядке разрешено только по пропускам; обязательно должны быть технические средства защиты (сигнализация, решетки на окнах и т.д.).
Техническая и физико-химическая обработка архивных документов проводится для: восстановления технических характеристик, свойств, долговечности архивных документов; устранения причин их разрушения и ускоренного старения; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях .
Работы по технической и физико-химической обработке архивных документов разделяются на плановые и внеплановые.
Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом особенностей физического состояния архивных документов различных видов, принадлежности их к различным ценностным группам и возможностей архива. Приоритет отдается особо ценным и уникальным документам.
К внеплановым проверкам относятся работы, которые выполняются в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с массовым или локальным поражением архивных документов водой, огнем, радиоактивными или химическими веществами.
Срочные меры по изоляции, выделению, санитарной обработке мест их хранения и архивных документов также предпринимаются при поражении архивных документов биологическими вредителями.
Номенклатура, технология работ и порядок проведения по технической и физико-химической обработке архивных документов определяются методическими и отраслевыми нормативными документами.
Таким образом, при подготовке к выдаче отдельных архивных документов, изъятых из дел, из архивохранилища вне текста архивного документа на оборотной стороне каждого листа проставляется штамп с архивным шифром.
Архивные документы, которые выдаются из архивохранилища, должны иметь пронумерованные листы, архивный шифр, лист использования и лист-заверитель документов.
Оформляется выдача дел из хранилищ соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдача и прием из архивохранилища архивных документов, в том числе полистная проверка состояния и наличия архивных документов перед выдачей и при возврате, производится работником архивохранилища.
Все обнаруженные в процессе проверки недостатки (технические ошибки в подсчёте, отсутствие дел, физические повреждения, ошибки в описании) вносят в лист проверки состояния и наличия дел. Заполняется лист проверки непосредственно в процессе проверки отдельно на каждую опись, нумеруются листы проверки по порядку номеров и подписываются исполнителем.
Обеспечением физико-химической сохранности документов называют совокупность работ по специальной технической обработке документов: химической и физической реставрации, обеспыливанию, дезинсекции, дезинфекции, фотореставрации и иным видам работ, которые обеспечивают сохранность документов. Такие работы проводят лаборатории, которые действуют в системе архивных учреждений.
Глава 3. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение
Так как документы Архивного фонда РФ, которые находятся в частной собственности, могут переходить от одного лица к другому либо отчуждаться в порядке универсального правопреемства или иным способом, то федеральным законом на правопреемника возлагается обязанность уведомить об этом соответствующий муниципальный, государственный архив, библиотеку, музей, организацию Российской академии наук, с которыми прежний собственник заключил договор.
Если собственник охраняемых государством документов и особо ценных документов свои обязанности по хранению, использованию и учету этих документов не исполняет, и это может привести к утрате ими своего значения, то по решению суда такие документы могут быть изъяты у собственника согласно ст.240 ГК РФ .
Также, в случае проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся в частной собственности, организаторы торгов обязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведения в письменной форме проинформировать о месте, времени и об условиях продажи архивных документов специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти и соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела, на территории которого проводятся торги. Нарушение данного порядка продажи архивных документов может стать основанием для возникновения права в судебном порядке требовать перевода на них прав и обязанностей покупателя согласно гражданскому законодательству .
Право собственности на архивные документы вне зависимости от их форм собственности охраняется законом. Запрещается изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами.
Архивные документы, которые находятся в незаконном владении, подлежат передаче законным владельцам или собственникам согласно международному договору России и законодательству РФ.
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе :
Федеральный орган исполнительной власти, специально уполномоченный Правительством РФ;
Органы государственной власти субъектов РФ (в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела).
Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в России предполагает следующее: юридические лица, а также граждане и должностные лица, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в России, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
Органы местного самоуправления, государственные органы, муниципальные и государственные архивы, библиотеки, музеи и другие юридические лица, а также граждане - владельцы или собственники архивных документов могут участвовать в работе международных организаций, конференций и совещаний по вопросам архивного дела, принимать участие в международном сотрудничестве в сфере архивного дела и в международном информационном обмене.
Ввоз и вывоз архивных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Запрещается вывоз архивных документов за пределы России, находящихся в муниципальной или государственной собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности .
В отличие от них архивные документы, которые находятся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы России. Притом заявленные к вывозу документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством РФ.
Ввоз в Россию разрешается только архивных документов, полученных или приобретенных на законных основаниях.
Вывоз и ввоз в Россию полученных или приобретенных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляются без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен согласно российскому законодательству.
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
- - предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово - предупредительного ремонта помещений;
- - оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
- - применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
- - созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.
В соответствии с объемом и составом хранящихся дел ведомственному архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.
Строительство специального здания ведомственного архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.
Специальные помещения для ведомственного архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует ведомственный архив. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.
Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для ведомственного архива:
- - хранилище для хранения документов Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом;
- - помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
- - помещения для работы исследователей (читальный зал);
- - рабочих комнат для сотрудников архива.
Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.
Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.
Хранилища ведомственного архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.
Хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.
В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.
Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.
Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.
Помещение ведомственного архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно - эпидемиологической станции.
Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно - влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещения ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.
В помещениях хранилищ ведомственного архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.
В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.
По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.
Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.
Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.
Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.
При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.
В хранилищах запрещается:
- - курение;
- - применение электронагревательных приборов;
- - хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.
В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.
Температурно - влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.
Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (Приложение 1). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также проверка правильности показания приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.
Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +/- 0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.
Контрольно - измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище: при комнатной системе - один щиток на комнату; при многоярусной - один на ярус.
Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в 3 месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.
Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами.
Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.
Защита документов от действия света обеспечивается:
- - хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
- - применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров и т.п.
В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп, с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.
Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/м3).
Для защиты документов от пыли необходимо:
- - обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;
- - не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;
- - проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;
- - следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;
- - периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.
При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.
При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима дезинсекция всего хранилища.
При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3 - 5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3 - 5%).
Для проведения санитарно - гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).
Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:
- - ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;
- - ширина проходов между стеллажами - 75 см;
- - расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 75 см;
- - расстояние между полками по высоте - 40 см;
- - расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
- - расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.
Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.
Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.
Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.
Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.
Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ. 4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.
Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы При большом объеме этих видов документов для них выделяются отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.
Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.
Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.
Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.
При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.
Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.
При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.
О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.д.).
Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.
Ведомственным архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:
- - порядок и место эвакуации и укрытия документов;
- - перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;
- - списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
- - меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.
План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем организации.
С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.
Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия и о них немедленно ставится в известность руководитель организации.