Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами. Документоведение как научная дисциплина

Введение

2 Структура документоведения

3 Взаимосвязь документоведения с другими науками

ГЛАВА 2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

Заключение

ВВЕДЕНИЕ

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Особенно велика роль информации в процессе управления - на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной и т.д. Собственно, без информации невозможно и самоуправление, зародившееся около 7 тысячелетий назад. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности и актуальной проблемой на сегодняшний день.

Предмет изучения - системы документации, а также комплексы документов, входящие в систему документоведения.

Целью работы является изучение места документоведения в системе наук.

1.Проанализировать методическую, научно-практическую, нормативно-правовую литературу и материалы периодики по теме курсовой работы.

2.Определить основные этапы развития документоведения.

.Изучить структуру документоведения.

.Выявить взаимосвязь документоведения с другими науками.

.Рассмотреть нормативно-методическую базу, регламентирующую работу с документами в современных условиях.

В ходе написания курсовой работы нами были использованы источники научной литературы следующих отечественных исследователей - А.Н.Белова и В.Н.Белова, И.Н. Ермаковой, О.И.Замыцковой, Ф.К.Казаковой, М.Т. Лихачева, А.С.Симонова, Л.В. Санкиной, М.В. Стенюкова, В.Ф.Янковой и др. В настоящее время этими авторами разработаны и опубликованы учебники и учебные пособия по документационному обеспечению управления.

Ю.М.Михайлов, Л.Лукина, О.П. Сологуб представили анализ организации делопроизводства и документооборота ДОУ в историческом разрезе, а также дают методические рекомендации по составлению, редактированию и обработке документов, правила ведения журналов, используемых в кадровом делопроизводстве. Подробно излагаются требования государственных стандартов к составлению и оформлению документов, вопросы организации делопроизводственной службы, обработки документов, их регистрации, контроля исполнения, текущего хранения, а также организации рабочих мест.

В справочном пособии Т.В. Кузнецовой, М.Т. Лихачева, А.Л. Райхцаума и А.В. Соколова «Документы и делопроизводство», рассматриваются вопросы оформления и унификации организационно-распорядительной документации. В нем содержатся подробные сведения о действующих ГОСТах и классификаторах, позволяющих быстро находить соответствующие нормативы. Даются рекомендации по оформлению дел и их оперативному ведению, по организации работы секретариата, освещаются вопросы механизации и автоматизации управленческого труда.

Достаточно специфическим источником при написании работы было использование материалов XVII Международной научно-практической конференции, проведенной в Москве «Документация в информационном обществе: международный опыт управления документами». Конференция была посвящена вопросам формирования государственной политики информационного и документационного обеспечения управления, разработки нормативно-правовой базы информационного и документационного обеспечения электронного правительства, рассмотрения международных стандартов управления документами, реализации межведомственного электронного документооборота в рамках электронного правительства, применения электронной подписи и формирования юридически значимого электронного документооборота, опыта реализации концепции электронного правительства, предоставления государственных услуг в электронном виде и обеспечения доступа граждан к информации органов государственной власти, а также вопросам подготовки и повышения квалификации кадров для реализации проектов информационного и документационного обеспечения электронного правительства. Помимо вышеперечисленных источников были использованы статьи журналов «Делопроизводство», «Компьютер» и «Справочник секретаря и офис-менеджера».

Структура работы - введение, две главы, объединяющие 6 параграфов, заключение, список источников и литературы.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУЧНАЯ ДИСЦИПЛИНА

1 Основные этапы развития документоведения

Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, она прошла в своем развитии несколько этапов.

Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине XX в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х годов - и создания) документов во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела название «книго-архиво-музееведение».

Основоположником документационной науки является Поль Отле. Он предлагал назвать науку, изучающую документную деятельность, библиологией или документологией, что было связано с отождествлением книги и документа.

Со временем в процессе дифференциации в качестве самостоятельных научных дисциплин выделились теория классификации документов, теория документных потоков, теория индексирования и реферирования.

История документационной науки оказалась короткой. В середине XX в. (50-60-е годы) процессы коммуникации начинают рассматриваться не только в ракурсе одного из их средств - документа, но и более широко - как информационные. Понятие «документ» уступает место понятию "информация", поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание.

С начала 1960-х годов начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение. Первая рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов - от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. С этой целью документалистика изучает структуру и свойства матричных документов, методы и средства автоматической обработки, хранения, поиска и использования их, документные потоки и документные массивы для оптимизации управления крупными, главным образом, многоканальными документными системами. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе.

В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого (по К.Г.Митяеву) входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата - создания документов, их комплексов и систем. Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка документоведения сохранилась в известной степени и до наших дней. Естественно, что в таком понимании документоведение не могло претендовать на роль обобщающей науки о документе, т. к. оно ограничено управленческой сферой. За его пределами оказываются другие сферы человеческой деятельности - наука, техника, культура, социальная жизнь и т. д.

В конце 1960-х годов с развитием информатики (А.И.Михайлов, А.И.Черный, Р.С.Гиляревский) переосмысливаются в значительной мере достижения документационной науки, существование последней в виде автономной научной дисциплины фактически прекращается. В 1973 г. предпринимаются редкие попытки (Г.Г.Воробьев, К.Н.Рудельсон) обобщить теоретические сведения о документе, разработать его концептуальные основы с помощью информационного анализа. Часть вопросов, связанных с классификацией документов, созданием информационных моделей документа, исследованием документных информационных потоков, вошли в соответствующие разделы библиотеко-, библиографо-, архивоведения и информатики.

Вплоть до середины 1980-х годов обобщающими науками о документе считались документалистика и информатика. Однако информатика занимается изучением и документной, и недокументной информации. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации работы с документами. Поэтому, как и документалистику, использовать информатику в качестве обобщающей науки о документе достаточно сложно.

Ко второй половине 1980-х годов осознается тот факт, что именно обобщающее понятие документа наиболее адекватно отражает предмет профессиональной деятельности сотрудников библиотек, органов информации, архивов, музеев, книжных магазинов и т. д. Этому способствовало внедрение в профессиональную деятельность компьютерной техники и машиночитаемых носителей информации.

Дальнейшее развитие общедокументальных подходов связано с именами Д.Ю.Теплова, А.В.Соколова, Ю.Н.Столярова, О.П.Коршунова, в работах которых понятие «документ» выступает как самостоятельная лексическая единица. Авторами наиболее фундаментальных работ, посвященных анализу понятия «документ», классификации документов, являются Ю.Н.Столяров, Г.Н.Швецова-Водка, С.Г.Кулешов. С появлением их работ в становлении и развитии документоведения начинается качественно новый этап. Проблемы документоведения приобретают междисциплинарный характер, ими занимаются библиотеко- и библиографоведы, специалисты в области информатики, книговеды.

В начале 1990-х годов ощущается необходимость в создании науки о документе либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе начинает использоваться ряд названий: информационно-коммуникационная наука (А.В.Соколов), документационно-информационная наука (Г.Н.Швецова-Водка) и т. д. Ядро такого комплекса наук о документе составляют библиотеко-, библиографо-, книго-, архиво-, музееведение и информатика. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации.

Каждая из этих областей знания имеет свои специальные задачи, формы и методы работы с документами, однако теория и история документа являются общими для них. К общетеоретической проблематике относится, прежде всего, функциональный анализ документов, изучение их особенностей как материальных объектов с зафиксированной в них информацией, вопросы классификации и типологизации документов и т. д. Изучением общедокументных вопросов призвано заниматься документоведение.

1.2 Структура документоведения

Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т. д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Теория документа (документология) - ядро документоведения. Она изучает общетеоретическую проблематику, связанную с понятийным аппаратом, функциональным анализом документов, изучением их характеристик как материальных объектов и зафиксированной в них информации, вопросы типологизации и классификации документов, их параметров и свойств, как средства коммуникации и элемента документных фондов.

История раскрывает закономерности становления и развития документа как источника информации и средства коммуникации в условиях смены конкретной обстановки на определенном этапе развития социальной коммуникации, изменения его содержания и формы в соответствии с документными потребностями общества в тот или иной период времени.

В разделе документной деятельности изучается история и общая методика создания и функционирования документа в системе документальной коммуникации (создание, производство, сбор, хранение, распространение и использование), т.е. документа, функционирующего в целостном коммуникативном цикле «автор документной информации - потребитель ее».

Особенное документоведение изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т. д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). В качестве особенного может выступать любой признак, заслуживающий теоретического рассмотрения.

Особенное документоведение подразделяется на специальное и частное документоведение. Специальное документоведение изучает особенности документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. специфику документов, функционирующих в информационных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно-коммуникационных структурах. Кроме того, предметом специального документоведения может служить изучение специфики различных процессов документно-коммуникационной деятельности (документирование, делопроизводство, фондоведение и т. д.).

Предметом частного документоведения выступают отдельные виды и разновидности документа. Отсюда в качестве частнонаучных документоведческих дисциплин представлены: книго-, патенто-, картоведение и т. д.

Таким образом, специальное и частное документоведение есть специфическое проявление общего. В совокупности с общим особенное документоведение образует единое документоведение.

1.3 Взаимосвязь документоведения с другими науками

Современный этап характеризуется активизацией изучения документа всеми науками, где он выступает главным либо одним из объектов исследования. Объединение усилий этих наук создает интегративное направление развития знаний о документе. В результате это привело к формированию теории документа и документной деятельности, становлению документоведения как метанауки для всех наук документно-коммуникативного цикла.

Документоведение как интегративная научная дисциплина тесно связано с делопроизводством, книго-, библиотеке-, библиографо-, архивоведением, информатикой и др. При более широком подходе в состав документоведения входит историческое источнико- и музееведение, семиотика, текстология и другие науки.

Документоведение связано с исторической наукой. Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определенными ее этапами. Поэтому функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д. С другой стороны, сама форма документа характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определенное воздействие на те или иные стороны общественного развития.

Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своем качестве тесно примыкает к источниковедению - одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в источниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел.

Чем выше уровень обобщения в теоретических основах к трактовке понятия «документ», тем большим будет круг отраслей знаний, которые входят в документоведение. Усиление связей между отраслями знаний, которые изучают различные носители информации, является обоюдно полезным.

Особенно тесная связь документоведения с библиографо-, библиотеко-, книго-, а также архивоведением. Сюда же входит информатика, особенно та ее часть, которая изучает документную информацию, созданную с помощью компьютерной техники на дискретных носителях. Общим для них является то, что эти дисциплины оперируют документами как объектами, созданными специально для хранения и передачи информации.

С книговедением документоведение сближают информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причем с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте.

По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяет общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования. Документоведение оказывает непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хранению и использованию документных богатств.

Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы введения их в действие, классификация правовых актов и т.д. Одним из объектов изучения в документоведении является система организационно-правовой документации. Юристы в своей повседневной деятельности не могут обойтись без знания основ документоведения, документационного обеспечения управления. Криминалисты исследуют природу документов, приемы, способы преднамеренного искажения документированной информации и так далее с целью раскрытия и расследования подлогов.

Документоведение связано с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчетно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению ее эффективности. Появление и успешное развитие новой научной дисциплины - информационного менеджмента еще сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, так как большая часть управленческой информации фиксируется в документах.

Документоведение испытывает влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления, делового общения. В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики, прежде всего, с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

Особая связь существует между документоведением и науками об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и т.д.

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определенными физическими свойствами. Кроме того, создание, писк, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной оргтехники.

Отдельные свойства, стороны, признаки, функции документа могут входить составной частью в другие научные дисциплины документно-коммуникационного цикла, которые изучают особенности тех групп документов, с которыми имеет дело соответствующая науке сфера практической деятельности. Изучение документа в его целостности (единстве) является объектом лишь документоведения. Это обстоятельство отличает документоведение от других научных дисциплин, в объект которых документ входит каким-либо своим видом, компонентом, свойством, признаком - как его составная часть.

Таким образом, отдельные виды документов и документно-коммуникационной деятельности имеют существенную специфику, которая составляет предмет изучения частно-научных документоведческих дисциплин. В частности, предметом книговедения как частно-научной дисциплины является книга и книжное дело, патентоведения - патент и патентное дело. Связь документоведения с информатикой особенно ощутима в той части, которая изучает научные источники информации. Архивоведение изучает документы, несущие ретроспективную информацию, в основном, на бумажном носителе; музееведение - вещественные (вещные) документы, памятники материальной культуры; книговедение - книги (издания), текстовые документы; делопроизводство - документы, возникающие в процессе управления, делопроизводства; библиотековедение - документы широкого социального назначения (тиражированные); библиографоведение - вторичные документы и т. п.

Т.е. в частно-научных дисциплинах вопросы, связанные с документом, рассматриваются не специально, а лишь в той мере, в какой они имеют место в той или иной сфере документно-коммуникационной деятельности.

Таким образом, документоведение - обобщающая научная дисциплина по отношению к другим дисциплинам документоведческого цикла. Однако это не значит, что она "поглощает" дисциплины, связанные с определенными отраслями документно-коммуникационной деятельности. Документоведение как и всякая метадисциплина - самоограничивающее по своему характеру: оно охватывает объекты изучения в главных, определяющих чертах, параметрах, качествах, тенденциях, оставляя множество других, сугубо специфических проблем на долю частных научных дисциплин. Обогащая специальные и частные дисциплины разработкой кардинальных теоретико-методологических проблем, интегративная наука повышает творческий потенциал этих дисциплин, обогащает их методологию. Взаимосвязь, интеграция и дифференциация научных дисциплин - одно из условий успешного развития каждой из них.

Тесная взаимосвязь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приемы для решения конкретных научных задач. Эти методы разделяются на общенаучные и специальные. К числу общенаучных относятся те из них, которыми пользуются все или большинство наук: системный метод; метод моделирования; функциональный метод; анализ; синтез; сравнение; классификация; обобщение; восхождение от абстрактного к конкретному и др.

Некоторые из перечисленных методов, в свою очередь, также могут классифицироваться. В частности, моделирование подразделяется на дескриптивное, графическое, математическое и т.д. Причем большинство из этих разновидностей применяется и в документоведении.

С общенаучными тесно связаны специальные методы. Однако область их применения гораздо уже и ограничена, как правило, одной или несколькими, тесно связанными между собой науками. К специальным методам в документоведении относятся: методы унификации и стандартизации документов; метод формулярного анализа; метод однократности в документировании и делопроизводственных операциях; метод экспертизы ценности документов.

4 Источники в документоведении

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.д., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.

Поскольку документоведение вырастало из практических потребностей работы с документами, постольку важную роль в его развитии, особенно на первых порах, играли традиции и обычаи. Затем, по мере осмысления и обобщения, эти обычаи и традиции стали закрепляться в различных законах, нормативных актах. Соответственно и источники, позволяющие проследить, прежде всего, историю становления документоведения, можно разделить на две большие группы:

документы, которые вышли непосредственно из делопроизводственной практики и содержат стихийно сложившиеся нормы и правила, отражающие традиции делопроизводства;

разного рода правовые акты, на протяжении нескольких столетий законодательно регламентировавшие работу с документами.

К первой группе источников, в которых аккумулирован богатейший опыт, традиции, обычаи российского делопроизводства, относятся, в частности, издававшиеся до 1917 г. многочисленные сборники образцов документов (так называемые «письмовники»). Широкое распространение в нашей стране они получили в 18-19 вв. Их предшественниками были «формулярники» (первая треть 16 в.). В частности, формулярники московской митрополичьей кафедры. К настоящему времени известно более 100 таких сборников.

В «письмовниках» регламентировались состав, форма и содержание документов. Весьма примечательны уже сами их названия. Так, одним из первых еще в 1765 г. появилось «Наставление как сочинять и писать всякие письма к разным особам». Два десятилетия спустя был издан «Письмовник, содержащий разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, форму купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные» (Санкт-Петербург, 1788). «Письмовники» нередко достигали значительных объемов. К примеру, имеющиеся в фондах Научной библиотеки Томского госуниверситета «Руководство для составления деловых бумаг. Образцы и формы, справочные сведения» В.Максимова (Москва, 1913) содержит более 2000 страниц.

К другой группе относятся источники, представляющие собой законодательно закрепленные правила и нормы работы с документами. Их появление отмечено уже с середины 17 столетия, но решающий шаг был сделан Петром I, утвердившим в 1720 г. «Генеральный регламент». В этом документе подробно были расписаны структура и делопроизводственная деятельности канцелярий, вопросы регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д.

К числу важных источников относятся также разнообразные в петровские времена «генеральные формуляры» - образцы документов; «Учреждение для управления губерний», изданное в 1775 г. Екатериной II; «Общее учреждение министерств», появившееся в 1811 г., и многие другие законодательные акты, регламентировавшие отечественное делопроизводство на разных уровнях государственного управления.

Значительный интерес представляют документоведческие источники периода революции и гражданской войны (1917-1922 гг.). Они имели свою специфику, хотя в основе работы с документами, особенно на территории Белой России, лежали тогда главным образом законодательные акты и традиции дореволюционного делопроизводства.

Большое количество источников оставил после себя советский период российской истории. Уже в первые месяцы после прихода к власти большевиков был подписан декрет Совнаркома «О порядке утверждения и опубликования законов», принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». Эти и другие подобного рода документы впоследствии вошли в учебное пособие «Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917-1970)» (Москва, 1973). Важнейшими источниками последних десятилетий существования советской власти стали «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства» (1973), утвержденная в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления», общесоюзные классификаторы, Унифицированные системы документации и т.д.

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. В ее состав входят:

правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления. Нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, деятельности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т.д.).

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

ГЛАВА 2 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩАЯ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

1 Стандартизация как процесс установления единообразия в создании и оформлении документов

Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации:

) стремление привести к единообразию носители информации и порядок размещения на них информации;

) ускорение процессов обработки и передачи информации;

) минимизация затрат на поиск и хранение данных.

Первое направление реализуется путем стандартизации и унификации носителей информации и их элементов, а второе и третье - путем совершенствования процессов и развития средств обработки и передачи информации (рис. 2.1). Конечно же, унификация и стандартизация носителей информации и процедур их обработки также способствуют ускорению их обработки, поиска, обеспечению сохранности.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях. На основе ЕГСД разработан нормативный документ-Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

2 Унифицированная система документации

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Особенность документов по личному составу - их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов. Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики - формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая - в организациях строительства и промышленности. На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая - в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации: документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации; документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций; документация по распорядительной деятельности организации; документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия; документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации; документация по приему на работу; документация по переводу на другую работу; документация по увольнению с работы; документация по оформлению отпусков; документация по оформлению поощрений; документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система банковской документации:

платежная документация по безналичным расчетам через банки;

документация по кредитным операциям банков;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

выходная документация банков;

документация по депозитарным операциям банков;

платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;

выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;

документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;

документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

финансовая документация;

отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

документация по статистике труда;

документация по статистике материальных ресурсов;

документация по статистике финансов;

документация по социальной статистике;

документация по статистике промышленности;

документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

документация по статистике капитального строительства;

документация по статистике внешнеэкономических связей;

документация, но статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

документация по статистике транспорта и связи;

документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

отчетная бухгалтерская документация;

регистры бухгалтерского учета;

первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

документация по состоянию рынка труда;

документация по трудовым отношениям;

документация по повышению квалификации работников органов по труду;

документация по охране труда;

документация по минимальным потребительским бюджетам;

документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации:

документация по учету и распределению средств;

документация по планово-экономической деятельности;

документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

оперативно-коммерческая документация;

товаросопроводительная документация;

расчетная внешнеторговая документация;

документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

транспортная внешнеторговая документация;

экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Итак, целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документоведение относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования.

Документоведение самым тесным образом связано с исторической наукой. Как уже отмечалось, объектом документоведения является документ в историческом развитии. Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами. Поэтому функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.

С другой стороны, сама форма документа характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определённое воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает и знание генезиса документных форм.

Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своём качестве тесно примыкает к источниковедению - одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в источниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел.

На основании близости с источниковедением документоведение обычно относят к классу исторических наук, включая его в состав так называемых вспомогательных и специальных исторических дисциплин9, которые рассматриваются как субдисциплины источниковедения. При этом ряд авторов (А.И.Гуковский, С.М.Каштанов, Б.Г.Литвак, О.М.Медушевская, В.В.Фарсобин и др.) фактически размещают документоведение внутри дипломатики - вспомогательной исторической дисциплины, изучающей документы правового порядка. Другие исследователи, напротив, предлагают расширить круг проблем документоведения, включив в его состав такие вспомогательные исторические дисциплины, как дипломатика, палеография, метрология, генеалогия. Причём и те, и другие в большинстве своём фактически ставят знак равенства между документоведением и делопроизводством.

Однако, несмотря на тесную связь документоведения с источниковедением, между ними имеются существенные различия, которые наблюдаются:в объекте исследования (источниковедение изучает, кроме письменных документальных источников, также и другие виды и формы исторических источников, в частности, вещественные);

в целях исследования (источниковедение изучает документ с целью выработки методов извлечения необходимой информации);

в хронологии (источниковедение изучает документы исключительно в ретроспективной среде, а документоведение - также в оперативной и в перспективной среде).

Последнее отличие вообще не позволяет, на наш взгляд, относить документоведение к числу исторических дисциплин, как это делают многие авторы, поскольку историческая наука ограничена изучением лишь прошлого человеческого общества.

Следует также заметить, что в последнее время обнаружилась тенденция к тому, чтобы само источниковедение вывести за рамки исключительно исторической науки и рассматривать как интегрирующую дисциплину в системе гуманитарных наук, как элемент исторической антропологии, этнологии, социологии, т.е. всего гуманитарного знания. В результате такого подхода закономерно возникает комплексная проблема феномена документа и, как следствие, задача развития новой дисциплины - феноменологии документа.

По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.

Вместе с тем документоведение и архивоведение изучают документ с двух противоположных сторон: архивоведение - со стороны информационной ценности документа как исторического источника с упором на комплексы документов, а не на отдельные документы. Документоведение изучает свой объект со стороны информационной и оперативной ценности, как носитель информации, функционирующий прежде всего в современной социальной среде.

Документоведение оказывает непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хранению и использованию документных богатств.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В этой связи В.С.Мингалёвым даже сформулирован «наиболее общий закон документоведения», суть которого заключается в «соответствии содержания документации функциям управления». В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60 % рабочего времени.

Появление и успешное развитие в последние годы новой научной дисциплины - информационного менеджмента ещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы (М.В.Ларин) в перспективе прогнозируют объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения.

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Тесная связь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приёмы для решения конкретных научных задач.

документоведение стандартизация наука

Список источников и литературы

1ИСТОЧНИКИ

1.Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. № 24-ФЗ //Собрание законодательства Российской Федерации. - 1995. - № 8. - Ст. 609. - С. 1213.

2.Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи». Принят Государственной Думой 13 декабря 2001 года //Российская газета. 2002. 12 января.

3.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.

4.ГОСТ Р ИСО 22310 - 2009. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами. - М.: Стандартинформ, 2010.

2ЛИТЕРАТУРА

1.Белов, А.Н., Белов, В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. Учебное пособие. - М.: Статистика, 2009. - 548 с.

2.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011. - 284 с.

3.Документы и делопроизводство /Под ред. Т.В. Кузнецовой, М.Т. Лихачева, А.Л. Райхцаума и А.В. Соколова. - М.: Академия, 2009. - 188 с.

4.Долинская, В.М., Скрыпкин, А.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - Азов: АИЭУ, 2008. - 320 с.

5.Замыцкова, О. И. Делопроизводство: Учебное пособие. /О.И.Замыцкова. - Ростов н/Д: Феникс, 2011. - 346 с.

6.Кудряев, В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 512 с.

7.Кудряев, В. А. Организация деятельности службы делопроизводства /В.А.Кудряев // Делопроизводство. - 2009. - № 3. - С. 65-68.

8.Кузнецов, С. Л. Автоматизация работы с документами. Новая техника для офиса /С.Л.Кузнецов // Делопроизводство. - 2009. - № 1. - С. 53-56.

9.Кузнецов, С. Л. Новости автоматизации делопроизводства /С.Л.Кузнецов // Делопроизводство. - 2009. - № 4. - С. 31-35.

10.Лукина, Л. Организация делопроизводства и документооборота ДОУ: методические рекомендации /Л.Лукина. - М.: Сфера ТЦ, 2009. - 218 с.

11.Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие /О.П.Сологуб. - М.: Омега-Л, 2009. - 254 с.

12.Максимович, Г. Ю., Берестова, В. И. Роль документоведа на начальных этапах разработки автоматизированной информационной системы /Г.Ю.Максимович, В.И.Берестова // Делопроизводство. - 2008. - № 2. - С. 67-70.

13.Московая, П. На пути к электронному документообороту /П.Московая// Делопроизводство. - 2009. - N 4. - С. 65-66.

14.Московая, П. Электронный документооборот - верное решение /П.Московая // Делопроизводство. - 2008. - N 6. - С. 50-51.

15.Назаренко, О.Б. Как выбрать справочно-правовую систему /О.Б.Назаренко//Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - № 2. - С. 23-28.

16.Сокова, А. Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов /А.Н.Сокова // Делопроизводство. - 2009. - N 2. - С. 4-7.

17.Спивак, В.А. Делопроизводство /В.А.Спивак. - СПб.: Питер, 2011. - 512 с.

18.Тихонов, В.И., Юшин, И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот /В.И.Тихонов, И.Ф.Юшин // Отечественные архивы. - 2010. - № 2. - С. 19-20.

19.Управленческая документация /Под ред. Т.В. Кузнецовой и В.И. Лосева. - СПб.: Питер, 2008. - 484 с.

20.Янковая, В.Ф. Регламентация ДОУ в соответствии с ГОСТ Р ИСО 22310 - 2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» /В.Ф.Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010. - № 6. - С.5-10.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

В связи с расширение экономической деятельности и вступлением России в ВТО проблемы информационной защиты документов, как на бумажных носителях, так и на электронных, возрастает. Обострение проблем безопасности в современном обществе является одним из следствий технического прогресса. К настоящему времени стало достаточно очевидно, что проблемы безопасности имеют не только технические, но и социальные аспекты. Поддержание устойчивого развития экономики при использовании качественного документоведения становится всё более насущной задачей.

Информационная безопасность носит атрибутивный характер, а процессы информатизации ускоряют общественное развитие, одновременно привнося в него известную долю неопределенности, обостряют существующие и проецируют новые риски. Поэтому, являясь следствием научно- технического прогресса и порожденных им социально-экономических и политических процессов, актуальность современных проблем информационной безопасности не исчезает. Наряду с позитивными результатами проявились проблемы обеспечения информационной безопасности и в документоведе- нии. Сегодня это одно из перспективных направлений не только в практической области применения, но и теоретические изыскания поднимаются на новую ступень исследования.

Документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и это было связано с развитием международных отношений. При росте документооборота с начала XVIII века стали складываться правовые основы документирования, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1960-х. Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач .

С развитием информатики в конце 1960-х годов переосмысливаются достижения документационной науки, но прекращается существование последней в виде автономной научной дисциплины. В 1973 г. предпринимаются редкие попытки разработать концептуальные основы документа с помощью информационного анализа. Вплоть до середины 1980-х годов информатика занимается изучением и документной, и недокументной информации. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной основе, условия его производства, хранения и организации работы с документами.

В начале 1990-х годов понимается необходимость в создании науки о документе, либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе используются формулировки: информационно-коммуникационная наука, документационноинформационная наука. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации .

Тесная связь с практикой обусловила структуру предмета документо- ведения, состоящую из двух частей: 1) теоретической - изучением категорий документ, информация; и 2) прикладной - рассмотрением электронного документа и исследованием информационных систем документооборота. Обе эти части также непосредственно взаимосвязаны. Круг задач, которые изучаются документоведением, достаточно широк, но главными из них являются:

- закономерности образования документов;
- основы информации;
- создание и сохранение электронных документов;
- принципы организации документооборота;
- совершенствование документационных процессов в обществе.

После длинного исторического периода на современном этапе сложились некоторые особенности документоведения которые заключаются в том, что оно, во-первых , не ориентировано на потребности управления, и не акцентируется внимание на форме или истории документа. Во-вторых, содержательная часть документоведения концентрируется вокруг материального носителя информации. В-третьих , информация в документоведении рассматривается как объект защиты, а не как объект принятия управленческого решения. В-четвертых , понятие «документ» и «защищенная информация» в документоведении являются тождественны. Поэтому, выявляется пятая особенность в том, что основная цель документоведения заключается в его сущности.

Сущность документоведения сосредоточена на трех составляющих: сохранность полученной информации с целью её дальнейшего использования; перенос информации на материальный носитель для защиты информации от отрицательного воздействия, т.к. в противном случае информация никакой другой полезной функции выполнять уже не сможет; защита материального носителя.

Следовательно документоведение, на сегодняшний момент, представляет из себя научную дисциплину, изучающую закономерности образования документов как носителей информации, способы их сохранения, переноса и защиты, а так же развитие современных информационных систем документоведения.

Объектом изучения документоведения является информация на документе.

Предметом изучения документоведения, для направления 090900.62, является защищенное документационное обеспечение всех сфер деятельности.

Целью документоведения на современном этапе является изучение проблем документирования с точки зрения правового, экономического, управленческого, социального, технического и научного информационного обеспечения и формирование систем электронного документооборота, обеспечивающего жизнедеятельность организаций.

Из предмета документоведения вытекают основные задачи этой научной дисциплины:

- теоретическое обоснование документационных процессов в обществе;
- обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффективного их функционирования;
- формирование высокоорганизованной доступной информационной среды.

Как научная дисциплина документоведение имеет в своей основе нижеследующие принципы исследования.

Исторические принципы выполняют социальные функции в докумен- товедении: функция социальной памяти (накопление и сохранение в памяти человечества опыта всех прошлых поколений); научно-познавательная функция; воспитательная функция; идейно-политическая функция (социальная составляющая). В целом исторические принципы формируют научнопознавательные предпосылки для проведения конкретно-исторических исследований по документоведению. Они, достигая своей главной цели, создают научные предпосылки для:

- формирования позитивного общественного самосознания в издающихся распорядительных и прочих государственных документах;
- прогнозирования и управления развитием.

Социальные (общественные) принципы имеют общий объект исследования и различаются предметами своего изучения. Каждая социальная наука изучает общее, присущее определённой сфере общественной жизни. Вместе с развитием общества идет процесс развития и видоизменения коммуникативных средств, обслуживающих данное общество. Эти видоизменения происходят не без столкновения и конкуренции между устоявшимися нормами изучения.

Функциональный принцип отражает динамику исследуемого объекта. Важность этого принципа состоит в том, что он непосредственно связан с прагматическими и прикладными аспектами социальной коммуникации документов, с их базовыми функциями взаимодействия и воздействия.

Системный принцип предполагает определенное строение структуры, а структура предполагает наличие типовых отношений между элементами. Реализация принципа системности предполагает упорядоченность единиц и систематизацию категорий. В документоведении такими основаниями являются признаки упорядоченной принадлежности информации к документам и их взаимодействие в информационных системах.

Принцип целостности в документоведении представляет из себя целостный, синтезированный анализ документа его структуры и функций. Нарушение этого принципа ведет к незавершенности исследования или даже к искажению его результатов. Так, например, если не учесть хотя бы один из пунктов приказа, мы получим неполное, а значит, в какой-то мере искаженное представление о распоряжении в целом. Соблюдение этого принципа важно еще и потому, что лишь в целостном представлении документа можно определить его функции.

Когнитивный принцип связан с общефилософской теорией познания и является методологической базой для документоведения. Поскольку в когнитивной теории часто используются смежные понятия "знание” и "познание", следует уточнить их содержание применительно к документоведении). Знание - это совокупность сведений, необходимых для понимания и продуцирования информации. Познание - это процесс, обеспечивающий понимание и продуцирование информации; иногда познание понимается как результативный факт знания. Познавательный принцип не имеет четко очерченных границ, возможности его использования определяются спецификой документа. В документоведении этот принцип предполагает исследование роли информации для функционирования и реализации документом своих функций. Прагматическое направление в документоведении охватывает проблемы коммуникации и позволяет изучить способы эффективной передачи и адекватного восприятия информации в соответствии с её изложением в документе.

Прагматическое направление тесно связано с познавательным направлением по принципу дополнительности. Исследуя различные стороны деятельности потребностей общества в информации и документах, эти принципы существенно дополняют друг друга. В силу своей многоплановости они способствуют исследованию документоведения как целостного объекта.

Благодаря проведенному исследованию документоведения как науки, можно перейти к изучению документа как носителя информации.

ВВЕДЕНИЕ 2

1. Основные этапы развития документоведения 5

2. Структура документоведения 8

3. Взаимосвязь документоведения с другими науками 10

4. Источники в документоведении 22

Заключение 33

Список литературы 36

ВВЕДЕНИЕ

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Все большее значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации. Переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, обуславливают актуальность курса “Документоведение”.

Существуют разные определения понятия “документоведение”, однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие “документ”. И это закономерно, поскольку “документоведение” – термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности – явлений не менее сложных и многоплановых.

Можно сказать, что документоведение – это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.

Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата – в их единстве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины.

Объект науки отвечает на вопрос: что изучает наука. Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности – создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.

Предмет науки должен ответить на вопрос: каким именно образом, зачем, с какой целью и для чего именно изучают объект, а через него и объективную реальность. Предмет науки определяет содержание научного знания об объекте – документе и документно-коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности.

Документоведение изучает документ в его историческом развитии, закономерности его образования, способы создания, принципы организации систем документации и документирования. Таким образом, документоведение наиболее полно изучает все функции, как общие, так и частные, присущие документам. Однако документоведение не ограничивается лишь пассивным изучением документа. Выявляя закономерности документообразования, документоведение начинает активно влиять на сам процесс документирования, внося в него научные основы, проводя унификацию и стандартизацию документов и систем документации, относя определенные группы видов документов к функциональным и отраслевым системам, внутри них к отдельным операциям.

Целью настоящей работы является углубленное изучение документа и систем документации в их историческом развитии, теоретических и практических проблем создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.

В ходе достижения цели решаются следующие задачи:

показать взаимосвязь документоведения с другими науками;

проследить эволюцию документа как носителя информации;

проанализировать процесс формирования и развития систем документации;

1. Основные этапы развития документоведения

Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине XX в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х годов – и создания) документов во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела название “книго-архиво-музееведение”.

История документационной науки оказалась короткой. В середине XX в. (50-60-е годы) процессы коммуникации начинают рассматриваться не только в ракурсе одного из их средств – документа, но и более широко – как информационные. Понятие “документ” уступает место понятию “информация”, поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание.

С начала 1960-х годов начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение. Первая рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов – от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. С этой целью документалистика изучает структуру и свойства матричных документов, методы и средства автоматической обработки, хранения, поиска и использования их, документные потоки и документные массивы для оптимизации управления крупными, главным образом, многоканальными документными системами. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе.

В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого (по К.Г. Митяеву) входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата – создания документов, их комплексов и систем. Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка документоведения сохранилась в известной степени и до наших дней. Естественно, что в таком понимании документоведение не могло претендовать на роль обобщающей науки о документе, т. к. оно ограничено управленческой сферой. За его пределами оказываются другие сферы человеческой деятельности – наука, техника, культура, социальная жизнь и т.д.

В конце 1960-х годов с развитием информатики (А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский) переосмысливаются в значительной мере достижения документационной науки, существование последней в виде автономной научной дисциплины фактически прекращается. В 1973 г. предпринимаются редкие попытки (Г.Г. Воробьев, К.Н. Рудельсон) обобщить теоретические сведения о документе, разработать его концептуальные основы с помощью информационного анализа. Часть вопросов, связанных с классификацией документов, созданием информационных моделей документа, исследованием документных информационных потоков, вошли в соответствующие разделы библиотеко-, библиографо-, архивоведения и информатики.

Ко второй половине 1980-х годов осознается тот факт, что именно обобщающее понятие документа наиболее адекватно отражает предмет профессиональной деятельности сотрудников библиотек, органов информации, архивов, музеев, книжных магазинов и т.д. Этому способствовало внедрение в профессиональную деятельность компьютерной техники и машиночитаемых носителей информации.

Дальнейшее развитие общедокументальных подходов связано с именами Д.Ю. Теплова, А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П. Коршунова, в работах которых понятие “документ” выступает как самостоятельная лексическая единица. Авторами наиболее фундаментальных работ, посвященных анализу понятия “документ”, классификации документов, являются Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов. С появлением их работ в становлении и развитии документоведения начинается качественно новый этап. Проблемы документоведения приобретают междисциплинарный характер, ими занимаются библиотеко- и библиографоведы, специалисты в области информатики, книговеды.

В начале 1990-х годов ощущается необходимость в создании науки о документе либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе начинает использоваться ряд названий: информационно-коммуникационная наука (А.В. Соколов), документационно-информационная наука (Г.Н. Швецова-Водка) и т.д. Ядро такого комплекса наук о документе составляют библиотеко-, библиографо-, книго-, архиво-, музееведение и информатика. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации.

Каждая из этих областей знания имеет свои специальные задачи, формы и методы работы с документами, однако теория и история документа являются общими для них. К общетеоретической проблематике относится, прежде всего, функциональный анализ документов, изучение их особенностей как материальных объектов с зафиксированной в них информацией, вопросы классификации и типологизации документов и т.д. Изучением общедокументных вопросов призвано заниматься документоведение.

2. Структура документоведения

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особенное документоведение Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т.д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Одним из основных вопросов, связанных с определением той или иной научной дисциплины, является характеристика ее с точки зрения параметров, присущих любой науке. К таким параметрам относятся: объект, предмет и структура науки, ее связь с другими науками, место в системе наук, методы научных исследований. Важное значение имеет также рассмотрение истории формирования данной науки, анализ главных концепций относительно ее объекта и задач.

Прежде чем приступить к конкретным вопросам дадим рабочую дефиницию документоведения: это - наука о документе, исследующая процессы создания и функционирования документов.

8.1. Основные этапы развития и главные концепции документоведения

Документоведение, как знание о документе вообще, имеет древние корни: почти с того времени, когда возникли сами документы, люди начали накапливать знания о том, как создавать документы, как их оценивать, как обращаться с ними. Но эти знания возникали отдельно на различных участках и направлениях создания и использования (в том числе хранения и распространения) документов 1 .

Научное оформление знаний о документе происходит в XVII-XVIII вв. Изучением официальных и частных документов юридического содержания стала заниматься дипломатика, оформившаяся в научную дисциплину во Франции в XVII в.

Одновременно формируются несколько специальных исторических дисциплин, направленных на исследование документов как исторических источников. Они получили общее название - историческое источниковедение. В его составе выделилось несколько вспомогательных исторических и филологических дисциплин: палеография - исследует историю письма (способ написания, форму букв, особенности материала, на котором писали, и т. п.), его эволюцию и характерные особенности; сфрагистика - изучает печати, которыми скреплялись письма и удостоверялись грамоты; текстология - исследует произведения письменности, литературы и фольклора, исторические документы для установления точного текста и дальнейшего изучения их, комментирования и опубликования; археография изучает теорию и практику издания письменных исторических источников, разрабатывает принципы и методы опубликования исторических документов. К докумен-товедческим знаниям можно отнести и книговедение, или библиографию (эти понятия сначала трактовались как синонимы), начинающую развиваться в XVIII - начале XIX в. Но отдельной научной дисциплины, объектом которой был бы любой документ, долгое время не существовало.

Лишь в начале XX в. возникла документациопная наука, основателем которой был бельгийский ученый Поль Отле. П. Отле называл документацией как практическую деятельность по сбору, хранению и использованию документов, так и научные исследования этой деятельности. Вместе с тем он предложил и отдельное название для научной деятельности:

документология, или библиология. В связи с отождествлением документа и книги он считал синонимичными названия "документология" и "библиология". П. Отле заложил теоретические основы документологии во многих статьях, монографии "Трактат о документации" (1934 г.), а также в практической деятельности Международного института документации и, позже, Международной федерации по документации.

Идеи документации нашли широкое распространение, были одобрены и поддержаны многими исследователями, имевшими дело с документами различного происхождения: библиотечного, архивного, музейного.

В начале 50-х годов XX в. на базе документации возникает новое научное направление: наука об информации, или информационная наука (information science ). Ее возникновению способствовала разработка теории коммуникации (или теории информации) в конце 40-х гг. XX в. (основатели - Норберт Винер, Клод Шеннон).

Сторонники информационной науки подчеркивали, что работа с документами не является самоцелью, что ее главная цель - фиксация, сохранение и использование информации, содержащейся в документах. В связи с этим документацион-ная наука трансформируется, даже по названию, в докумен-тационно-информационную науку, а Международная федерация по документации - в Международную федерацию по информации и документации (в настоящее время - Международная федерация по информации).

Постепенно "документационная" часть названия науки утрачивается, она превращается в сугубо "информационную науку", информатику как науку, которая "изучает закономерности информационных процессов в социальных коммуникациях" 1 . Документ стал частью объекта информатики, поскольку именно документы являются основным источником информации и обязательной составляющей информационных процессов в обществе.

В 60-е годы XX в. информатика развивалась преимущественно как научная информатика, изучавшая процессы научно-информационной деятельности и, соответственно, научные документы (или документы как источники научной информации).

Общие закономерности создания и использования документов в 60-70-е годы XX в. начала изучать документалистика (наиболее известный российский представитель этого направления - Геннадий Григорьевич Воробьев) 1 . Заинтересованность документом возникла в связи с необходимостью изучения новых, компьютерных, документов, которыми в то время были перфокарты и перфоленты. Однако это научное направление впоследствии не получило широкого распространения.

С конца 40-х годов XX в., а особенно интенсивно с 60-х годов начало развиваться документоведение в рамках подготовки специалистов по архивному делу. Раньше документоведческие знания были вкраплены в разные архивоведческие дисциплины. Главной целью новой научной дисциплины стало изучение процессов подготовки управленческих документов, которые после выполнения своих основных функций попадают на хранение в архив. Вместе с тем в пределах этого научного направления ставились и рассматривались вопросы общего характера об определении документа, его функциях, методах исследования и совершенствования документов, а также о научно-технической документации, кинофотофонодокументах, машиночитаемых документах и других, попадающих на хранение в архивы.

В 70-80-е годы XX в. специалисты по библиотековедению (Ю.Н. Столяров) и библиографоведению (О.П. Коршунов) вводят понятие "документ" в терминосистему этих наук. Постепенно осознается необходимость преподавания документо-ведения будущим библиотекарям-библиографам. В пределах библиотечно-библиографического образования зарождается новое направление документоведения, изучающее общие проблемы документа. При этом книга рассматривается как вид документа. Конечно, это направление не такое уж "новое", потому что опирается на идеи документации (документологии), разрабатывавшейся Полем Отле в начале XX в., но в связи с временным прекращением документологических исследований в 40-60 годы XX в. оно воспринимается как нечто новое, не присущее "традиционному" документоведению. Процесс оформления этого направления происходит в 90-е годы XX в. Разными авторами создаются учебные программы, выходит учебник Н.Н. Кушнаренко "Документоведение" 1 , публикуются статьи и рецензии, обсуждается понятийный аппарат документоведения.

В настоящее время в Украине господствуют две главные концепции документоведения, которые С.Г. Кулешов предлагает называть "общим документоведением" (то есть изучающим общие проблемы определения и функционирования документа во всех сферах общественной деятельности) и "традиционным (или специальным) документоведением" (изучающим документы, создаваемые в сфере управления, которыми занимается делопроизводство и которые после выполнения своей основной функции поступают для хранения в архивы) 2 . Утверждая это, мы имеем в виду трактовку документоведения широким кругом специалистов, имеющих дело с документами разных видов, а также смысловое наполнение учебных курсов по документоведению в разных учебных заведениях. Существенный вклад во внедрение идей общего документоведения внес учебник Н.Н. Кушнаренко, ставший практически доступным всем желающим благодаря неоднократным переизданиям.

Михаил Семенович Слободяник считает, что в настоящее время в Украине существуют три концепции документоведения: "расширенная (Н.Н. Кушнаренко), специализированная (С.Г. Кулешов), информационная (М.С. Слободяник), в основу которых положено разное понимание сущности, структуры и других базовых понятий документоведения и его места в системе наук" 1 . На наш взгляд, перечисленные концепции являются разновидностями общего документоведения, потому что все они признают единую (широкую) трактовку документа как объекта документоведения. Дискуссии, происходящие между представителями данной концепции, являются свидетельством недостаточной разработанности, несогласованности отдельных положений и в конечном итоге должны привести не к разветвлению общего документоведения, а к его обогащению позитивными моментами из каждого подхода. Следует отметить, что именно благодаря развитию общего документоведения в конце XX - начале XXI в. произошло значительное обогащение его теории, распространение его идей даже среди представителей "традиционного" (управленческого) документоведения 2 .

В настоящее время представители общего документоведения пришли к выводу о необходимости изменить его название на "документологию", чтобы избежать беспредметных дискуссий о том, какое документоведение "правильное" и "традиционное". В частности, Ю.Н. Столяров писал: "...существует объективная необходимость в создании специальной научной дисциплины, изучающей структуру и функции всякого, какого бы то ни было, документа во всех его связях и опосредовани-ях. Назовем эту дисциплину документологией" 3 . Переименование общего документоведения в документологию могло бы быть сугубо техническим, терминологическим решением, призванным снять существующие противоречия между общим и управленческим документоведением.

Это предложение украинские ученые встретили практически без возражений, однако возникла потребность в согласовании принятых ранее решений о трактовке научной и учебной дисциплины "документоведение", специальности "Докумен-товедение и информационная деятельность", представлений о структуре документоведения и месте в ней (или вне ее) доку-ментологии и другие теоретические и практические проблемы. Несколько противоречивой была позиция М.С. Слободяника, который, с одной стороны, признал, что "переименование одного из направлений науки о документе является возможным с тактической точки зрения вариантом снятия определенного напряжения в нашей профессиональной общественности", а с другой - побаивался, что такое переименование может усложнить переход от документоведения как комплекса научных дисциплин к единой, интегрированной науке о документе и к дискуссии о соотношении документоведения и документоло-гии 1 . Вместе с тем, М.С. Слободяник активно включился в названную дискуссию и фактически признал документологию как новое название науки о документе, не только в широком значении, но и относительно всех видов и типов документов, включая управленческую документацию и делопроизводство.

Вторым "болевым моментом" в развитии документоведения является его соотношение с книговедением как наукой и учебной дисциплиной. По этому вопросу развернулась непримиримая дискуссия 2 , которая, на наш взгляд, несколько преувеличивает противоречия между этими науками и невозможность их одновременного сосуществования и развития.

Итак, в начале XXI в. наука о документе переживает период бурных дискуссий и превращений, которые в конечном итоге должны содействовать ее последующему развитию и утверждению.

Исторические этапы. Место документоведения в системе наук. Теоретическое и прикладное документоведение. Объект и предмет, задачи документоведения.

ИСТОРИЧЕСКИЕ ЭТАПЫ.

Зарождение документоведения связано в первую очередь с возникновением практической работы с документами в 16-17 вв. В этот период начали складываться правила работы с документами, тогда же возникла необходимость в собирании документов, их описании, систематизации, создании каталогов.

Практическое документоведение возникло с появлением полиграфии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов).

С начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами. В середине 19 в. начала появятся делопроизводственная литература, в этот период происходят первые попытки теоретического осмысления документационных процессов. Большой вклад внес Вородинов Н.В. – один из первых написал книгу в 1857 г.

Вплоть до конца 19 в. формирование документоведения как науки о документе и документационных процессах было связано, прежде всего, с практической деятельностью (формирование обычаев и традиций работы с документами). Затем практические приёмы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение .

В официальных источниках первым этапом является первая половина 20 в., так как документационная наука, как самостоятельная наука о документе,получила международное признание лишь в первой половине XX века.

Основоположником документоведения был Поль Отле, благодаря которому значение понятия "документ" расширилось до того, что документом стали считать зафиксированную на любом материальном носителе информацию. А науку о таком документе он предложил назвать библиологией или документологией. Это была наука, которая изучала документационную деятельность: процесс сбора, систематизации, поиска, распространения документов. Идеи П. Отле вплоть до 30-х годов активно развивали библиографоведы, библиотековеды и книговеды.

С середины 40-х годов XX века создание документа во всех сферах жизни стало называться книго-архиво-музееведением. Это был первый этап развития документоведения.

В этот период начали создаваться различные организации в области работы с документами (Институт техники и управления – сотрудники решали теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, унификации и стандартизации, классификации документов). В 1931 г. был издан проект общих правил документации, документооборота – обобщались теоретические исследования практический опыт наш и зарубежный.На рубеже 20-30 гг. внимание государства в работе с документами сократилось, однако определенные исследования велись на ведомственном уровне (были крупные разработки по бухгалтерской и кадровой документации).

В 30-х гг. в Москве открылся Государственный историко-архивный институт – первоначальной задачей бала подготовка специалистов по работе в архиве. В учебниках появилось «Общее делопроизводство».

В 1943 г. появился сам термин «Документоведение».

4. В 50 - 60-е годы XX века начинается второй этап развития документоведения, когда процессы коммуникации начинают рассматривать не только в ракурсе одного из средств фиксации информации - документа, но более широко - как информационные. Представления о предмете документоведения приобретают информационное и кибернетическое содержание.

Второй этап связан с именем проф. К.Г. Митяева, который заложил основы традиционного документоведения, выделил в структуре документоведения общую и специальную части, заложил фундамент для создания научной школы. Митяевым документоведение было определено как «научна дисциплина, изучающая в историческом развитии способы, отдельные акты и системы документирования явлений объективной действительности и создаваемые в результате документирования отдельные документы, их комплексы и системы». Таким образом, документоведение было отнесено к историческим дисциплинам, а впоследствии внесено в перечень научных специальностей.

С начала 60-х годов возникает информатика, и начинают развиваться ее составные части - научные направления под названием "документалистика" и "документоведение".

Документалистикой считается прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов – от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства, которая изучает структуру, свойства матричных документов, методы их обработки, хранения, поиска, использования.

Внимание усилилось в связи с разработкой и внедрением единой государственной системы делопроизводства (в 1966 г.) – для разработки был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД – позднее Всероссийский).

Рубеж 60-70-х гг. является поворотным в развитии отечественного документоведения. Тематика исследований была направлена на совершенствование управленческой деятельности и её документационное обеспечение.

В середине 70-х годов документоведение понималось как наука о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествлялось с делопроизводством и рассматривалось как часть архивоведения.

5. Начиная с 90-х гг. – современный этап. В конце 80-х гг. А.Н. Сокова сформировала основные характеристики классического документоведения как науки: объектом документоведения, по её мнению, являются документальные системы и отдельные документы, предметом – закономерности документообразования, основная же задача заключается в обеспечении общества полноценной оперативной информацией в форме документов.

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется всё возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.

Т.о., документоведение как научная дисциплина ещё не реализовала свой потенциал. Её прикладная часть (практическая) на протяжении длительного времени доминировала над теоретической и развивалась гораздо активнее. В настоящее же время назрела острая необходимость именно в теоретических исследованиях.

Современное делопроизводство рассматривается как отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98). Содержание данного вида деятельности сводится к трем составляющим:

документирование информации о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей;

организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»;

хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности людей, обозначаемая термином «архивная деятельность».

Становление российского делопроизводства от стихийного зарождения деловой переписки до появления той или иной системы работы с документами историки, учены-документоведытесно увязывают с преобразованием в области государственного устройства, реформированием аппарата управления страной , отраслями деятельности людей, нуждающимися в документировании результатов своей работы. Развиваясь, российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:

Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России (зарождение традиций, накопление опыта):

- от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно (Х-ХVIIвв.);

Феодальная раздробленность, делопроизводство – документирование (договоры, жалованные и вкладные грамоты), хранение документов в ларях – сундуках, сокровищницах. «Столбцовое делопроизводство» - грамоты склеивались, образуя столец.

«Приказное делопроизводство» (дача поручений (приказов) великого князя) - централизованное государство – Великорусское – административное управление: Боярская дума (приговоры) и приказы (памяти) – центральные исполнительные органы. Царь – указы, акты, жалованные грамоты. Появилась форма тетрадной (книжной) формы.

- коллежское делопроизводство (ХVIIIв.); ПетрI– отмена столбцовой формы документов. Приказы были заменены 12 коллегиями. В центре Сенат, Синод, Государев кабинет. Коллегии подчинялись Сенату, владели отдельной отраслью. Издание «Ген. регламента» 1720 г.

- министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX- н. ХХ в.). Ослабление высшего и центрального аппарата управления государством, АлександрI– реформа – замена коллегий министерствами, закреплено Манифестом 1811 г. – он определил этапы работы с доументами. Расширение видового состава документации, увеличение объема переписки, унификация форм документов.

Делопроизводство в СССР (1917-1991гг.):

От разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.); После революции в октябре 1917 г.: отставание чиновничьего аппарата от власти, улучшение «письмоводства», сокращение переписки, устранения волокиты. 20-30 е гг. – развитие специальной документации (бух, стат, кадр.). 1931 г. – «Общие правила документирования и документооборота». В военные годы архивные организации были наделены большими полномочиями по организации делопроизводства и архивного дела.

- от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления. Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. 70-е гг. – значительное развитие делопроизводства – разработан целый ряд ГОСТов, унифицированных систем документации (16). ЕГСДОУ переименована в ГСДОУ. В 1991 г. распад СССР.

Современное российское делопроизводство: см. начало.

МЕСТО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ В СИСТЕМЕ НАУК.

Документоведение является гуманитарной наукой, она относится к циклу наук об обществе.

Взаимодействие документоведения с другими науками происходит, прежде всего, на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования (общенаучные методы исследования).

Документоведение тесно связано с:

исторической наукой, так как одним из предметов документоведения является изучение предмета, систем документации, а также процессов работы с документами в ходе исторического развития;

источниковедением – наукой, которая исследует теорию, методику и технику исторических источников. Важнейшим историческим источником является документ;

архивоведением - их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования – документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.

книговедением (изучает книги, по сути, документы);

правоведением – используются достижения правовой науки, в частности, документ один из источников прав и свобод, способы придания документу юридической силы, правовые способы введения документа в действие и т.д.

экономическими науками – в документоведении также изучаются процессы оптимизации деятельности служб делопроизводства, анализ экономической эффективности;

теорией управления – так как именно в документах находят отражение функции управления – рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности (60% - поиск информации – от рабочего времени);

прикладной лингвистикой – достижения прикладной лингвистики применяют в документоведении с целью унификации документов, текстов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов;

программирование и информационная безопасность – достижения этих наук используются для создания и защиты документов.

В целом документ является исходным материалом для изучения и развития любой научной дисциплины.

ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ И ПРИКЛАДНОЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ.

Тесная связь с практикой обусловила структуру предмета документоведения, состоящую из двух частей: 1) теоретической и 2) прикладной. Обе эти части также непосредственно взаимосвязаны.

Особенностью документоведения как науки стал дисбаланс между теоретической и прикладной частью (практической).

Основы теории были заложены в 60-е гг., прикладная часть к тому времени уже доминировала, а в дальнейшем усилилась.

В конце 80-х гг. Сокова А.Н. в своей диссертации сформулировала основные характеристики классического документоведения как науки. В структуре классического документоведения были определены теоретическая (общая) и практическая (прикладная) части.

Н.В.Варадинов, в частности, разделял делопроизводство на 1) теоретическое и 2) практическое. Он впервые ввёл в оборот и сам термин “теоретическое делопроизводство” . В теоретическом значении, по его мнению, делопроизводство представляет собой “науку, излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел”, а также изучающую “наружные” и “внутренние свойства” деловых бумаг.Практическое же делопроизводство – это “общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг”.

В 90-х гг. специалистами в области библиотечного дела и книговедения стала разрабатываться «новая версия» (нетрадиционная) документоведения. «Новое» документоведение подразделяется на общую и особенную части. Общее документоведение или документология рассматривается как теоретическая дисциплина. Особенное документоведение изучает различные виды документов.

Существуют и другие точки зрения как на саму науку, так и на её структуру. Например, проф Астахова предлагает выделить в документоведении два основных направления: аспектное (по аспектам изучения: теоретический, исторический, организационный и технологический) и объектное (по объектам изучения: практика, наука, управление, подготовка кадров).

ОБЪЕКТ И ПРЕДМЕТ, ЗАДАЧИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ.

Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности - создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.

Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

Из предмета документоведения вытекают основные задачи этой научной дисциплины:

теоретическое обоснование документационных процессов в обществе;

обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффективного их функционирования;

формирование высокоорганизованной информационной среды, т.е. обеспечение общества полноценной и оперативной документированной информацией;

развитие, совершенствование информационной культуры человека.

Документоведение – является наукой, изучающей документ как социальное явление и процессы, связанные с документами, поэтому определение предмета будет зависеть от стороны рассмотрения документа.