Реферат: Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления. Делопроизводство в муниципальных органах власти и государственных организациях V
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА
ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
КАФеДРА ГуМаНИТАРНЫХ ДИСЦИПЛИН
Контрольная работа
По дисциплине: «Документирование управленческой деятельностью»
на тему «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления»
Выполнил: студент группы 303
Паньшина Е.Ю.
Проверил:
Кемерово, 2010
Введение……………………………………………………………………..….3
1. Документооборот как основа деятельности органа власти…………...….5
2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления………………………………………………….…..7
3. Выбор подхода к автоматизации документооборота………………………10
4. Системы, организующие электронный документооборот…………….…..12
5. Документооборот официальных документов…………………………..…..14
6. Автоматизация обмена документами между органами власти………...…18
7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня………………………...20
8. Решение для местного органа самоуправления…………………………....21
Заключение…………………………………………………………………...…23
Список использованной литературы…………………………………………..25
Введение.
Необходимость автоматизации делопроизводственных процессов и организации электронного документооборота осознается сегодня органами государственной власти и местного самоуправления практически во всех субъектах Российской Федерации. Но вместе с пониманием такой необходимости возникает ряд вопросов, не получив ответов на которые перейти к практической реализации проектов невозможно.
С чего следует начать внедрение системы? Как разбить весь проект на этапы, чтобы эффект от внедрения был очевиден уже после первого этапа, а с каждым последующим этапом нарастал? Что из имеющихся технических средств модернизировать в первую очередь, а что может подождать? Какие финансовые средства предусмотреть в бюджете с разбивкой по годам исходя из реалий конкретного региона?
По сути, все эти вопросы касаются построения грамотного плана реализации проекта на несколько лет вперед с учетом планируемого финансирования, производственной необходимости, технической оснащенности и планируемой же модернизации технического парка.
работе инженеров, конструкторов, руководителей производства
много времени отводится изучению, анализу и составлению различной
докуметации. Особенно большие трудности возникают,как правило, при
разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны,
ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.
Целью контрольной работы является изучение теоретических основ организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.
Согласно цели контрольной в работе поставлены следующие задачи:
Определить понятие документооборота;
Рассмотреть российскую модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления;
Выявить системы ЭДД для органов власти разного уровня;
Рассмотреть автоматизацию обмена документами между органами власти.
1. Документооборот как основа деятельности органа власти.
Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
Документы оформляются на бланках (стандартных листах бумаги формата А4 или А5) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти.
Все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После исполнения документы помещаются в дела.
Каждый орган формирует собственный документальный фонд. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. В Постановлении установлен порядок работы с электронными документами.
Термин "документооборот" на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на "комплексный подход к автоматизации документооборота". При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.
В данной работе термины "документооборот", "делопроизводство" и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.
Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления", то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.
Делопроизводство, или "документационное обеспечение управления", согласно этому же источнику, обозначает "отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами". То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов. Однако в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.
2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.
В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.
В чем же особенности "российской модели" делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:
Контроль за документом, начиная с момента его поступления;
Централизация контрольных функций;
Единые нормы документооборота.
В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после "рождения" – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.
Максимальная централизация контроля над документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.
Другой важной особенностью "российской модели" является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.
В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Гражданский кодекс Российской Федерации, определяющий правовые основы деятельности юридических лиц и ее документирование. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления), недостатки законодательства.
курсовая работа , добавлен 12.02.2014
Понятие, принципы и функции системы местного самоуправления в России. Нормативно-правовые акты местного самоуправления как предмет правоохраны. Нормативно-правовые акты федерального уровня, субъектов российской федерации, и систем местного самоуправления.
курсовая работа , добавлен 12.11.2008
Понятие и развитие правовой основы местного самоуправления. Конституция РФ, федерельные законы, правовые акты органов государственной власти в системе нормативно-правовых актов о местном самоуправлении. Основные принципы местного самоуправления РФ.
реферат , добавлен 02.06.2008
Понятие и сущность местного самоуправления. Нормативно-правовые основы местного самоуправления. Основные документы, регулирующие юрисдикцию общин. Особенности самоуправления в сельской местности. Органы местного самоуправления сельского поселения.
курсовая работа , добавлен 24.12.2011
Положение местного самоуправления в государственном устройстве страны и политической системе общества, его нормативно-правовая база. Законодательная основа местного самоуправления в МО ГО "Город Южно-Сахалинск". Пути решения проблемы местного бюджета.
курсовая работа , добавлен 13.03.2009
Правильная организация документационного обеспечения управления в государственных органах. Процесс управления в органах внутренних дел (ОВД). Основные элементы, содержание, виды и задачи делопроизводства в ОВД, его нормативно-правовое регулирование.
курсовая работа , добавлен 27.11.2011
Официальное и публичное признание местного самоуправления как института народовластия. Предметы ведения местного самоуправления, вопросы местного значения, государственные полномочия. Проблемы, связанные с осуществлением функций местного самоуправления.
ВВЕДЕНИЕ
1.1 Понятие документационного обеспечения управления и муниципальных органов власти
1.2Особенности документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти
1.3Характеристика организации документооборота органов местного самоуправления
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ АДМИНИСТРАЦИИ БОЛХОВСКОГО РАЙОНА
2.1 Историческая справка создания Администрации Болховского района
2.2Организация работы с документами Администрации Болховского района
2.3 Классификация служебных документов Администрации Болховского района
2.4 Разработка по совершенствованию делопроизводства
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность:Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. В документах отражается и учитывается деятельность учреждений. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы учреждения, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации зафиксирована. Очень важна оперативная работа с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при налаживании деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов, должен знать каждый управленец.
Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в органах местного самоуправления.
Объектом выпускной квалификационной работы является делопроизводство муниципальных органов власти администрации Болховского района.
Предметом исследования выступает особенности делопроизводства в муниципальных органах власти на примере органов местного Администрации Болховского района.
Цель изучение и анализ организации документационного обеспечение управления в муниципальных органах власти Администрации Болховского района.
Поставленная нами цель формирует следующие задачи:
1. Проанализировать понятия «документационное обеспечение управления» и «муниципальные органы власти».
2. Выявить особенности документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
3. Рассмотреть классификацию документов органов местного самоуправления.
4. Охарактеризовать организацию документооборота органов местного самоуправления.
Организация делопроизводства в муниципальных органах власти соответствует общим требованиям и стандартам делопроизводства. Делопроизводство, в общем, и конкретно в органах местного самоуправления не стоит на месте, а с каждым днем усовершенствуется, меняя стандарты и методы организации.
В дипломной работе нормативно-методическая база представлена в виде:
1. Законов: «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; Конституция РФ; «О бухгалтерском учете».
2. Государственных стандартов: ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781- протоколы заседаний ОСТ 1782 - извещения о заседаниях; Единая государственная система делопроизводства: Основные положения; ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
3. Государственных инструкций, положений, правил: Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.; Основные правила работы архивов организаций; Основные правила работы государственных архивов СССР; Основные правила работы государственных архивов РФ; Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях; Примерная Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края; Устав, инструкция по делопроизводству и должностные инструкции Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.
Система принципов, научных методов и различных, характеризующих отдельные этапы работы с документами, признаков (групп – при регистрации документов, категорий – при их исполнении) составляют научную основу современной организации документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти. Научная основа данной работы представлена в виде:
Методологической основой исследования является принцип историзма, который помогает проследить изменения в проведении работы с документами в прошлом, настоящем и зачатках будущего.
В методологии исследования дипломной работы был использован структурно-функциональный подход, позволивший изучить строение и функционирование документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти. Так же методом исследования данных по дипломной работе является типологический метод. В результате типологизации сформировались статистически устойчивые группы признаков, создающих модель организации делопроизводства в сфере муниципальной власти.
Эмпирическую базу составляет наблюдение и анализ организации делопроизводства в Администрации Болховского района. То есть в базу входят документы, издаваемые Администрацией Болховского района: организационные (устав, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству); распорядительные (постановления, распоряжения, решения); информационно-справочные (справки, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и факсы).
Методы исследования: Обобщенный анализ, синтез, сравнительный метод, наблюдение.
Исследования:
1. Произведен комплексный анализ организации документационного обеспечения в муниципальных органах власти. Рассмотрены определения муниципальных органов власти и документационного обеспечения управления, а также раскрыта система организации документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
2. Раскрыт характер и особенности делопроизводства в органах местного самоуправления. Описана классификация делопроизводства и характеристика организации документооборота в органах местного самоуправления.
3. Изучены теоретические и практические данные на примере Администрации Болховского района. Описана структура администрации сельсовета и охарактеризованы особенности организации документационного обеспечения Администрации Болховского района.
Дипломная работа состоит из введения, трех глав, шести параграфов, заключения, списка литературы и приложений. Общий объем работы составляет ………….. страниц машинописного текста.
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ВЛАСТИ
1.1 Понятие муниципальных органов власти и документационного обеспечения управления
Органы муниципальной власти - это избираемые непосредственно населением и (или) образуемые представительным органом муниципального образования органы, наделенные собственными полномочиями по решению вопросов местного значения.
Муниципальные органы власти можно определить, как местное самоуправление.
Органы местного самоуправления - это органы самоуправляющихся территориальных сообществ, каковыми, по сути, являются муниципальные образования. Данные органы формируются непосредственно населением либо представителями населения (представительным органом) и несут ответственность за ненадлежащее осуществление своих полномочий, прежде всего перед жителями муниципального образования. Им принадлежит особое место в демократической системе управления обществом и государством, и оно определяется, прежде всего, тем, что наличие органов самоуправления, обеспечивает такую децентрализацию системы управления, которая делает эту систему наиболее пригодной к обеспечению интересов населения на местах с учетом исторических и иных местных традиций. С помощью органов местного самоуправления осуществляется организация власти на местах, обеспечивается самостоятельное решение гражданами вопросов местной жизни, организационное обособление управления местными делами в системе управления обществом и государством.
Органы местного самоуправления не являются составной частью государственного механизма управления. Они согласно Конституции РФ (ст. 12) не входят в систему органов государственной власти, поэтому представляют собой самостоятельную форму реализации народом своей власти. Вместе с тем, не являясь органами государственной власти, органы местного самоуправления осуществляют деятельность, которая носит властный характер, поскольку они выступают одной из форм реализации власти народа. Поэтому принимаемые ими в пределах своих полномочий решения обязательны на территории местного самоуправления для всех организаций, должностных лиц, граждан, общественных объединений. Наделение органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями осуществляется только федеральным законом и законами субъектов Федерации. Ими же определяются условия, а также порядок контроля государства за осуществлением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий. Вместе с тем осуществление местного самоуправления органами государственной власти и государственными должностными лицами не допускается. Решения органов местного самоуправления могут быть отменены органами, их принявшими, либо признаны недействительными по решению суда.
В соответствии со ст. 131 Конституции РФ структура органов местного самоуправления определяется населением самостоятельно. Население может утвердить структуру органов местного самоуправления на местном референдуме. Решение о структуре органов местного самоуправления может быть принято представительным органом муниципального образования и закреплено в уставе муниципального образования. Федеральный закон от 28 августа 1995 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» предусматривал лишь один обязательный орган местного самоуправления, который должен быть в каждом муниципальном образовании: представительный орган местного самоуправления. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» по-новому решает вопрос о наличии в структуре органов местного самоуправления обязательных органов, уделяя значительно больше внимания правовому регулированию вопросов формирования и деятельности органов местного самоуправления, нежели Федеральный закон 1995 г.
Структуру органов местного самоуправления составляют представительный орган муниципального образования, глава муниципального образования, местная администрация, контрольный орган муниципального образования, иные органы местного самоуправления, предусмотренные уставом муниципального образования и обладающие собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Порядок формирования, полномочия, срок полномочий, подотчетность, подконтрольность органов местного самоуправления, а также иные вопросы организации и деятельности указанных органов определяются уставом муниципального образования. Участие органов государственной власти и их должностных лиц и формировании органов местного самоуправления, назначении на должность и освобождении от должности должностных лиц местного самоуправления допускается только в случаях и порядке, установленных законом. Изменение структуры органов местного самоуправления осуществляется не иначе как путем внесения изменений в устав муниципального образования. Решение представительного органа муниципального образования об изменении структуры органов местного самоуправления вступает в силу не ранее чем по истечении срока полномочий представительного органа муниципального образования, принявшего указанное решение. Финансирование расходов на содержание органов местного самоуправления осуществляется исключительно за счет собственных доходов бюджетов соответствующих муниципальных образований.
Функции местного самоуправления обусловлены его природой, местом в системе народовластия, теми задачами и целями, к достижению которых направлена муниципальная деятельность. Под функциями местного самоуправления понимаются основные направления муниципальной деятельности. Функции местного самоуправления отличаются определенной устойчивостью и стабильностью, ибо в них проявляется постоянное, целенаправленное воздействие населения, органов местного самоуправления на муниципальные отношения в целях наиболее эффективного решения вопросов местного значения. В совокупности они показывают возможности и эффективность системы местного самоуправления, характеризуя социальное предназначение местного самоуправления (должное) и процесс его осуществления (сущее). С учетом роли местного самоуправления в организации и осуществлении власти народа, задач, решаемых в процессе муниципальной деятельности, и полномочий местного самоуправления можно выделить следующие основные его функции:
1. обеспечение участия населения в решении вопросов местного значения;
2. управление муниципальной собственностью, финансовыми средствами местного самоуправления;
3. обеспечение комплексного развития территории муниципального образования;
4. обеспечение удовлетворения потребностей населения в социально-культурных, коммунально-бытовых и других жизненно важных услугах;
5. охрана общественного порядка;
6. представительство и защита интересов и прав местного самоуправления, гарантированных Конституцией РФ и федеральными законами.
Согласно Конституции РФ местное самоуправление в Российской Федерации осуществляется в различных организационных формах (ст. 130). В своей совокупности эти формы образуют систему местного самоуправления в рамках соответствующих муниципальных образований, посредством которой обеспечивается решение вопросов местного значения, местной жизни. Единство системы местного самоуправления обусловлено тем, что она основывается на демократических принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, строится с учетом роли и функций местного самоуправления в обществе и государстве, а также исторических и иных местных традиций и определяется населением соответствующих муниципальных образований самостоятельно. Единство данной системы проявляется в разграничении предметов ведения и полномочий между различными формами ее осуществления, а также в том, что все ее организационные формы находятся в тесной взаимосвязи, взаимодействии и взаимозависимости. В рамках этой взаимосвязи и взаимозависимости одни формы являются производными от других или связаны между собой отношениями руководства, подотчетности и ответственности или подотчетности и подконтрольности. Федеральный закон устанавливает формы взаимодействия муниципального района с городскими и сельскими поселениями, которые входят в состав муниципального района; допускает возможность формирования представительного органа муниципального района из представителей соответствующих органов местного самоуправления поселений. Федеральный закон предусматривает развитие межмуниципального сотрудничества. Муниципальные образования могут формировать межмуниципальные объединения, учреждать хозяйственные общества и другие межмуниципальные организации. Понятие «система местного самоуправления» используется для характеристики публично-властной организации и форм деятельности населения, формируемых им органов по решению вопросов местного значения в муниципальном образовании.
Закон закрепляет несколько групп организационных форм, посредством которых осуществляется местное самоуправление в Российской Федерации.
К первой группе относятся формы непосредственного осуществления населением местного самоуправления.Непосредственная демократия в системе местного самоуправления осуществляется посредством различных форм прямого волеизъявления населения или его отдельных групп, проживающих в границах районов, городов, районов в городах, поселков, сельских поселений, в которых осуществляется местное самоуправление. Она играет особую роль в его реализации, которая определяется, прежде всего, тем, что посредством таких форм прямой демократии, как выборы, собрания населения, и ряда других обеспечиваются формирование и функционирование всех важнейших звеньев системы местного самоуправления – его органов. Имея это в виду, можно сказать, что в практике местного самоуправления формы непосредственной и представительной демократии переплетаются, дополняя друг друга. Кроме того, роль непосредственной демократии в осуществлении местного самоуправления определяется тем, что некоторые ее формы (местные референдумы, сходы граждан и другие) входят в систему местного самоуправления в качестве ее неотъемлемой части.
Вторую группу составляют органы и должностные лица местного самоуправления,на которые возлагается основная повседневная работа по осуществлению местного самоуправления на территории соответствующих муниципальных образований. Органы местного самоуправления выступают одной из основ демократической системы управления обществом, позволяющей демократизировать аппарат управления и решать местные вопросы с гораздо большей эффективностью по сравнению с централизованной системой управления; обеспечивать учет интересов малых сообществ при проведении государственной политики; оптимально сочетать интересы и права человека и интересы регионов и государства в целом.
В третью группу входят формы участия населения в местном самоуправлении,центральное место в которой занимает территориальное общественное самоуправление. Многочисленные, разнообразные формы участия населения в осуществлении местного самоуправления служат массовой опорой местного самоуправления, укрепляют его связи с населением. В их деятельности проявляется непосредственная гражданская инициатива населения, питаемая устойчивыми интересами различных общественных групп. Они трансформируют эти интересы и традиции в активное гражданское поведение, практическую работу.
Правовое регулирование местного самоуправления в России относится к предметам ведения субъектов Федерации. К совместному ведению Федерации и субъектов РФ относится лишь установление общих принципов системы местного самоуправления. В соответствии с этим Федерация вправе издавать законы об общих принципах местного самоуправления и делает это. Детально местное самоуправление регулируется законами субъектов РФ и уставами самих муниципальных образований. Правовое регулирование не ограничивается принципами. Правовая основа местного самоуправления – это совокупность различных нормативных правовых актов и отдельных правовых норм, регулирующих вопросы местного самоуправления. В состав правовой основы местного самоуправления в России входят, прежде всего, некоторые международно-правовые нормы, содержащиеся в актах международного права.Это общепризнанные принципы и нормы международного права, а также международные договоры, ратифицированные государством. В состав правовой основы местного самоуправления в России входят также положения, содержащиеся в других правовых актах. Это - Конституция РФ (ст. 12, гл. 8 и др.); основные законы (конституции, уставы) субъектов РФ; рамочные федеральные законы (об общих принципах организации местного самоуправления, 1995 г.); федеральные законы, издаваемые в развитие рамочных законов и регулирующие основы отдельных сторон местного управления на федеральном уровне (о финансовых основах местного самоуправления, 1997 г., об основах муниципальной службы, 1998 г. и др.); указы Президента РФ (например, об утверждении основных положений государственной политики в области развития местного самоуправления, 1999 г.); постановления Правительства РФ (например, о федеральном реестре муниципальных образований, 1998 г.); постановления Конституционного Суда РФ (Суд указывал, например, что субъекты Федерации не вправе подменять местные органы самоуправления путем создания местных органов государственной власти субъекта Федерации); законы субъектов Федерации о местном самоуправлении (такие законы или законы с подобным названием приняты во всех субъектах РФ); уставы муниципальных образований; некоторые другие правовые акты конкретного муниципального образования. В состав правовой основы местного самоуправления могут входить положения федеральных правовых актов и актов субъектов РФ, которые в целом относятся к другим областям регулирования, но включают те или иные нормы, затрагивающие вопросы местного самоуправления (например, законы об образовании, о библиотечном деле, о порядке приватизации государственного и муниципального имущества, о недрах и другие). Особое место среди источников муниципального права занимают уставы муниципальных образованийи Европейская хартия местного самоуправления 1985 г. Устав - это учредительный документ муниципального образования, имеющий для данного образования всеобъемлющий характер, являющийся основой муниципального нормотворчества и характеризующийся особым (усложненным) порядком принятия и изменения.
Устав является основным актом, регулирующим вопросы местного управления в рамках отдельно взятого муниципального образования. Он принимается либо представительным органом, либо на местном референдуме. В соответствии с законами субъектов РФ в уставе муниципального образования должны быть отражены: границы и состав территории; вопросы местного значения, относящиеся к ведению муниципального образования; порядок участия местного населения в решении этих вопросов; структура и порядок формирования органов местного самоуправления и его должностных лиц; наименования выборных органов и должностных лиц; срок их полномочий; виды, порядок принятия и вступления в силу нормативно-правовых актов органов местного самоуправления; гарантии прав, основания и виды ответственности органов и должностных лиц (отзыв, выражение недоверия, досрочное прекращение полномочий и другое); вопросы муниципальной службы; порядок владения, пользования и распоряжения муниципальной собственностью; особенности организации местного самоуправления в районах с компактным проживанием этнических групп, казачества, с учетом исторических и иных традиций. Уставы муниципальных образований подлежат государственной регистрации. Кроме уставов в состав правовой основы конкретного муниципального образования входят нормативные правовые акты, принимаемые органами и должностными лицами местного самоуправления. К их числу могут относиться регламентыработы местных представительных органов, решенияпредставительных органов местного самоуправления (например, об установлении местных налогов и сборов), положенияо территориальном общественном самоуправлении внутри муниципальных образований. При регулировании полномочий органов муниципальных образований используется принцип субсидиарности.В применении к разграничению предметов ведения государства (РФ) и государственных образований (субъектов РФ), с одной стороны, и муниципальных образований - с другой, он означает: вопросы, которые можно решать на низшем уровне, не следует передавать на верхний уровень; муниципальным органам передаются задачи, с которыми не могут справиться объединения граждан путем использования самоорганизации, других форм непосредственной демократии.
Понятие полномочий местного самоуправления характеризует его возможности и ответственность в каждой из сфер предметов ведения. В своей совокупности предметы ведения и полномочия образуют компетенцию местного самоуправления.
Субъектами, носителями полномочий выступают органы местного самоуправления, их должностные лица и определенная категория граждан – избиратели. Каждый из этих трех элементов имеет свою компетенцию (например, представительный орган – в сфере бюджета, глава муниципального образования – в области управления, граждане – определяя состав избранных или досрочно отзывая их), но при их объединении с учетом предметов ведения возникает новое качество, не свойственное ни одному из элементов в отдельности, компетенция муниципального образования. Перечень предметов ведения, приведенный выше, свидетельствует, что местное самоуправление обладает значительной компетенцией в различных областях. Предмет ведения и полномочие сливаются в конкретное мероприятие, составляя в данном мероприятии компетенцию местного самоуправления и более конкретную компетенцию органа (например, главы администрации муниципального образования), осуществляющего поставленную задачу. Общие положения о предметах ведения муниципального образования получают свою конкретизацию в полномочиях, составляя вместе с первыми компетенцию муниципального образования, получающую свое развитие в полномочиях его органов и должностных лиц.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам. При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов. Поэтому делопроизводство также называют документационным обеспечением управления. От организации делопроизводства зависят эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления. Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства. Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.
Все операции с документами регулируется нормативно-методической базой делопроизводства. Она регулирует:
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структуру);
- внедрение новых информационных технологий;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
- законами РФ;
- государственными и отраслевыми стандартами;
- общероссийскими классификаторами;
- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
- инструкциями по делопроизводству конкретной организации.
Документационное обеспечение управления выполняет ряд следующих функций.
Установление форм и реквизитов документов. Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит,раскроем его содержание. В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа». Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа. Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляромдокумента. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром.Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы. В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной).
Экспертным советом УМО в системе ВО и СПО в качестве учебника для направления бакалавриата «Государственное и муниципальное управление»
Введение
Документы возникли с появлением письменности. Однако делопроизводство как система определенных правил работы с документами начало свое становление только в эпоху правления Петра I. В этот период была введена обязательная регистрация документов, регламентирована технология контроля за исполнением документов, порядок передачи документов из текущего делопроизводства в архив.
Исполнительное делопроизводство (министерское) возникло в результате административных реформ Александра I в начале XIX в. Делопроизводство высшими государственными учреждениями этого периода велось в соответствии с законами, которые носили название «учреждение». В 1811 году было принято «Общее учреждение министерств», регламентировавшее работу с документами в министерствах. В советский период, с 1917 по 1991 г., делопроизводство в государственном и муниципальном управлении продолжало совершенствоваться, был принят ряд нормативных актов и методических документов, закрепляющих единство построения государственной системы документационного обеспечения управления, проводилась работа по унификации форм и систем документации, регламентации порядка движения документов с низшего уровня управления к высшему.
В настоящее время объектом делопроизводства в государственном и муниципальном управлении являются документы, возникающие в процессе осуществления органами государственного и муниципального управления своих функций, и организация работы с этими документами.
Предмет делопроизводства – вопросы создания, классификации, порядок регистрации, контроля, проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов на основе современных информационных технологий.
В органах государственного и муниципального управления организация, ведение и совершенствование делопроизводств, а также контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя органа государственного и муниципального управления ответственным за делопроизводство (далее – служба делопроизводства).
При определении содержания учебника были учтены требования Государственного образовательного стандарта высшего образования по дисциплине «Основы делопроизводства» для бакалавров профиля подготовки «Государственное и муниципальное управление», традиции отечественной школы преподавания делопроизводства с учетом закономерного развития организации управления.
В первой главе дан краткий обзор основных понятий в области делопроизводства и документационного обеспечения управления. Изложены понятия о документе, его разновидностях, средствах документирования, большое внимание уделено рассмотрению постановки государственной системы документационного обеспечения управления в Российской Федерации, а также нормативному закреплению документирования управленческой деятельности и организации делопроизводства в органах государственного и муниципального управления.
Во второй главе рассмотрены современные требования к составлению и оформлению документов в органах государственного и муниципального управления. Освещены вопросы оформления бланков документов, реквизитов, придающих юридическую силу документам, составу обязательных и дополнительных реквизитов управленческих документов.
В третьей главе рассматриваются требования к составлению текстов управленческих документов, особенности оформления организационных документов в государственном и муниципальном управлении, виды и правила составления текстов распорядительных и справочноинформационных документов, документирование деятельности коллегиальных органов.
В четвертой главе рассмотрены вопросы организации службы делопроизводства в органах государственного и муниципального управления, ее структура, основные задачи, функции структурных частей. Изложены положения об установлении меры труда на основе его нормирования, раскрыты значения и виды норм труда делопроизводственного персонала, методы нормирования труда и условия труда работников службы делопроизводства.
В пятой главе изложены положения об организации документооборота в органах государственного и муниципального управления, формах и способах регистрации документов, организации информационно-поисковой системы, в том числе с использованием электронного документооборота, изложены основные направления развития межведомственного взаимодействия федеральных органов исполнительной власти в процессе организации документооборота.
В шестой главе рассмотрены вопросы организации делопроизводства по обращениям граждан, виды обращений, технология регистрации, методы и формы контроля за исполнением обращений, организация личного приема граждан.
В седьмой главе освещены вопросы текущего хранения документов.
В конце учебника представлены приложения, раскрывающие и уточняющие содержание основного текста, а также используемые в процессе выполнения студентами практических заданий. Практические задания и контрольные вопросы представлены в конце каждой главы.
Значение дисциплины «Основы делопроизводства» определяется требованиями, которые предъявляет Государственный образовательный стандарт высшего образования к менеджерам высшей квалификации. Деятельность таких специалистов направлена на обеспечение эффективного управления организацией, принятие оперативных, своевременных управленческих решений. Область профессиональной деятельности менеджера – обеспечение эффективного управления организацией, организация систем управления, совершенствование управления в соответствии с тенденциями социально-экономического развития.
Учебник предназначен для студентов высших учебных заведений – бакалавриата, магистратуры, обучающихся по направлениям «Менеджмент», «Менеджмент организации», «Документоведение и архивоведение», а также для слушателей системы повышения квалификации руководящих работников и специалистов службы документационного обеспечения органов государственного и муниципального управления.
Глава 1
Регламентация делопроизводства в государственных органах
1.1. Основные понятия в области делопроизводства
В соответствии со ст. 10 Конституции РФ государственная власть в России подразделяется на законодательную, исполнительную и судебную, в зависимости от выполняемых функций. Принцип разделения властей относится не только к организации государственной власти на федеральном уровне, но и к системе органов государственной власти субъектов Федерации.
Государственные органы осуществляют одну из функций государственной власти, соответственно она подразделяются на органы законодательной, исполнительной и судебной власти.
Органы законодательной власти – это представительные и законодательные учреждения, образуемые путем выборов. Главная их задача – правотворчество, но помимо этого они выполняют и другие функции, например, контролируют деятельность исполнительной власти.
Органы исполнительной власти – это, как правило, назначаемые органы. Главная задача исполнительных органов власти – выполнять положения Конституции, федеральных законов, иных нормативных актов. Органы исполнительной власти действуют на основе сочетания единоначалия с коллегиальностью.
Органы судебной власти осуществляют правосудие. Деятельность судов направлена на укрепление законности и правопорядка, предупреждение преступлений и иных правонарушений, имеет задачу охраны от всяких посягательств на закрепленные в Конституции основы конституционного строя, права и свободы человека и гражданина, другие демократические институты. Суды независимы и подчиняются только закону.
Органы местного самоуправления управляют муниципальной собственностью, формируют, утверждают и исполняют местный бюджет, устанавливают местные налоги и сборы, осуществляют охрану общественного порядка, а также решают иные вопросы местного значения.
Органы местного самоуправления являются юридическими лицами и действуют от своего имени самостоятельно. Из перечисленного следует, что муниципальное управление – это деятельность выборных и других органов местного самоуправления по управлению муниципальной собственностью, объектами муниципального хозяйства, формированию и исполнению местного бюджета, направленная на обеспечение жизнедеятельности населения муниципального образования, решения других вопросов местного значения, включая и вопросы организации своей работы, муниципальной службы.
Местное самоуправление осуществляется в муниципальных образованиях – городских и сельских поселениях: в селе или нескольких селах, имеющих общую территорию (район), городах или частях крупных городов (городских районах, кварталах).
Определение: муниципальная служба – профессиональная деятельность граждан, которая осуществляется на постоянной основе на должностях муниципальной службы, замещаемых путем заключения трудового договора (контракта) .
Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. Все управленческие решения государственных и муниципальных органов принимаются на основе информации, которая должна быть достоверной, своевременной и полной.
Определение: документирование – запись информации на носителе по установленным правилам .
Процесс фиксирования информации на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.) в целях ее дальнейшего использования называется документированием. Документирование управленческой деятельности – это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными органами.
Определение: документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .
При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.
Определение: средства документирования – средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
В настоящее время в органах государственного управления широко используются электронные документы.
Определение: электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме .
Документ, составленный, выданный или находящийся в обороте государственных или муниципальных органов, учреждений, организаций и отвечающий определенным требованиям, относится к категории официального документа.
Определение: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом .
Официальный документ, используемый в текущей деятельности государственных органов, называют служебным документом.
Внимание! Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.
Документы, как официальные, таки служебные, должны обладать юридической силой или юридической значимостью.
Определение: юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера .
Определение: юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия .
Характерной чертой официальных документов является наличие определенной формы, порядка их издания, составления, наличия необходимых реквизитов.
Определение: реквизит – элемент оформления документа (например, подпись, печать, текст) .
Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством.
Определение: делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов .
Определение: документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами .
Запомните!
В делопроизводстве применяются следующие сокращения:
УС – унифицированная система;
УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации;
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления;
ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации;
ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организации;
ГОСТ – государственный стандарт.
Управленческие документы обслуживают определенные управленческие функции: планирование, организация, контроль и т. д.
Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например, система организационно-распорядительной документации, система бухгалтерской документации, система внешнеторговой документации.
Определение: система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению .
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.
Определение: приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов .
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.
Определение: унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Систему документации составляют различные виды документов. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г., были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации.
Общероссийский классификатор управленческой документации является составной частью единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Общероссийский классификатор управленческой документации предназначен для решения следующих задач:
1) регистрация форм документов;
2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
3) сокращение количества применяемых форм;
4) исключение из обращения неунифицированных форм документов;
5) обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
6) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
7) рациональной организации контроля за применением унифицированных форм.
В настоящее время в ОКУД включены следующие системы документации:
1) 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
2) 0300000 Унифицированная система первичной учетной документации;
3) 0400000 Унифицированная система документации Банка России;
4) 0500000 Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления;
5) 0600000 Унифицированная система отчетно-статистической документации;
6) 0700000 Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7) 0800000 Унифицированная система документации по труду;
8) 0900000 Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
9) 1000000 Унифицированная система внешнеторговой документации;
Объекты классификации ОКУД – межведомственные и межотраслевые унифицированные формы документов, которые утверждены ведомствами и министерствами Российской Федерации. В классификаторе приведены кодовые обозначения и наименования унифицированных форм документов, которые входят в унифицированные системы документации.
Определение: унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
В обязательном порядке коды Общероссийского классификатора управленческой документации проставляются в унифицированных формах документов. С применением Общероссийским классификатором управленческой документации были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.
Самой массовой системой документации, применяемой в органах государственного и муниципального управления, является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее – организации).
Целью разработки УСОРД является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций. Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.
Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления, если иное оформление предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм организационно-распорядительных документов и т. д.
Унифицированные формы в УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:
✓ документация по созданию организации;
✓ документация по реорганизации организации;
✓ документация по ликвидации организации;
✓ документация по приватизации государственных организаций;
✓ документация по распорядительной деятельности организации;
✓ документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
✓ документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
✓ документация по приему на работу;
✓ документация по оформлению изменений трудовых отношений;
✓ документация по увольнению с работы;
✓ документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
✓ документация по оформлению поощрений;
✓ документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
✓ документация по оформлению командировок.
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак – контрольное число.
Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:
Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд
Унификация документов является одним из методов их стандартизации.
В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.
Определение: стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг .
Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).
Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации осуществляется в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. В стандартах ИСО определены:
✓ форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975, ИСО 353:1975);
✓ размеры папок для хранения документов (ИСО 623:1974);
✓ межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
✓ формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977);
✓ основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);
✓ принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985);
✓ форматы конвертов для пересылки документов, порядок написания адреса на почтовых отправлениях (ИСО 11180:1993);
✓ правила проставления дат и времени в документах (ИСО 8601:2000);
✓ порядок расположения кодов в торговых документах (ИСО 8440:1986).
В 2001 году были приняты первые стандарты новой серии «Информация и документация. Управление документами» (ИСО 15489-1:2001, ИСО 15489-2:2001), определяющие требования к системам делопроизводства. В 2007 году принят ГОСТ ИСО Р 15489-1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Необходимо учитывать, что применение международного стандарта или стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Данный стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций, руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001, методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.
Определение: документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности .
Все документы, циркулирующие в процессе документооборота государственных и муниципальных органов, можно классифицировать по различным признакам.
1. По способу документирования документы можно классифицировать на письменные, текстовые, рукописные, машинописные, электронные, изобразительные, фото-, фоно-, кинодокументы, документы на машинных носителях.
Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Электронный документ – созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
2. По отношению к объекту управления документы классифицируют:
✓ на входящие (поступившие в организацию);
✓ исходящие (отправляемые из организации);
✓ внутренние (создаваемые в данной организации и не выходящие за ее пределы).
3. По числу затронутых вопросов в документе они классифицируются:
✓ на простые;
✓ сложные.
Простые документы содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений.
4. По ограничению доступа документы классифицируются:
✓ на секретные;
✓ для служебного пользования;
✓ несекретные (простые).
Документы, содержащие сведения, подлежащие охране, засекречиваются. В зависимости от важности такие сведения делятся на сведения особой важности и совершенно секретные (государственная тайна), секретные (служебная тайна) и обозначаются соответственно грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».
Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
5. По способу изложения текста документы классифицируются:
✓ на индивидуальные;
✓ трафаретные;
✓ типовые;
✓ примерные;
✓ унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.
В трафаретных документах информация представлена в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений.
Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Примерные используются для составления и оформления документов по аналогии (примерная номенклатура дел организации).
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части документа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть документа.
Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.
6. По срокам хранения документы делятся:
✓ на документы постоянного срока хранения;
✓ временного (свыше 10 лет) срока хранения;
ГОСТ ИСО Р 15489- 1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».